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Stores Code Vol I
CHAPTER I (INTRODUCTORY ORGANISATION)
101. The Controller of Stores
The administration and control of the Stores of a Railway will be conducted by the Stores Department, under the supervision of a Controller of Stores.
On him will devolve the duty of ascertaining the needs of a Railway in the matter of Materials and Stores and of arranging for the supply of such Materials and Stores in the most efficient, economical and expeditious manner possible.
He will be responsible for their receipt, inspection and distribution to the various Stores Depots, for their custody while in-charge of the Stores Department and finally for their issue on requisitions received from authorised officials of the Railway.
He will be in-charge of Inventory Control.
101. स्टोर्स नियंत्रक (Controller of Stores)
रेलवे के स्टोर्स का प्रशासन एवं नियंत्रण Controller of Stores के पर्यवेक्षण (Supervision) में Stores Department द्वारा किया जाएगा।
उनका दायित्व रेलवे की Materials एवं Stores संबंधी आवश्यकताओं (Needs) का निर्धारण (Ascertaining) करना तथा उन Materials एवं Stores की आपूर्ति (Supply) की व्यवस्था यथासंभव सबसे अधिक कुशल (Efficient), किफायती (Economical) एवं शीघ्र (Expeditious) तरीके से करना होगा।
वे Materials एवं Stores की प्राप्ति (Receipt), निरीक्षण (Inspection) तथा विभिन्न Stores Depots में वितरण (Distribution) के लिए उत्तरदायी होंगे। साथ ही, Stores Department के नियंत्रण में रहने तक उनकी अभिरक्षा (Custody) तथा रेलवे के अधिकृत अधिकारियों (Authorised Officials) से प्राप्त Requisitions के आधार पर उनके निर्गमन (Issue) के लिए भी उत्तरदायी होंगे।
वे Inventory Control के प्रभारी (In-charge) होंगे।
102. Stocks held by Users at the Place of Work
The stocks of certain groups of the Stores required by a Railway have often to be held by the Users at the Place of Work:
(i) To avoid piecemeal requisitioning of Stores from the Stores Department.
(ii) For use in emergencies, so as to safeguard against delays or detentions in transportation.
(iii) In some cases, in consideration of the special nature of the Material Stocked and of the transportation of such Material.
Such Stores are:
(i) Permanent Way or other Engineering Material in the custody of Permanent Way Inspectors and Inspectors of Works.
(ii) Locomotive, Carriage and Wagon Parts and Electrical Stores in Running Sheds, Signal Stores, Train Examining Stations and in-charge of Out-door Electrical Chargeman and Signal Inspectors respectively.
(iii) Stores in Workshops waiting to be used in Repairs or Manufacture of Locomotive and Carriage and Wagon Duplicates.
(iv) Stores which have been purchased for Special Works, and charged to such works, but—
(a) left in the custody of the Stores Department (Custody Stores),
or
(b) lying at Site of Work (Materials-at-Site).
102. कार्यस्थल पर उपयोगकर्ताओं के पास रखे जाने वाले स्टोर्स (Stocks held by Users at the Place of Work)
रेलवे के लिए आवश्यक कुछ प्रकार के Stores का स्टॉक प्रायः कार्यस्थल (Place of Work) पर उपयोगकर्ताओं (Users) के पास रखा जाता है:
(i) Stores Department से बार-बार छोटी-छोटी मात्रा में Stores की Requisition भेजने से बचने के लिए।
(ii) आपातकालीन (Emergency) स्थिति में उपयोग हेतु, ताकि परिवहन (Transportation) में होने वाली देरी या रुकावट (Delays or Detentions) से बचाव किया जा सके।
(iii) कुछ मामलों में, Stock में रखी गई Material की विशेष प्रकृति (Special Nature) तथा उस Material के Transportation को ध्यान में रखते हुए।
ऐसे Stores निम्नलिखित हैं:
(i) Permanent Way अथवा अन्य Engineering Material, जो Permanent Way Inspectors एवं Inspectors of Works की Custody में रहते हैं।
(ii) Locomotive, Carriage and Wagon Parts तथा Electrical Stores, जो Running Sheds, Signal Stores, Train Examining Stations तथा क्रमशः Out-door Electrical Chargeman एवं Signal Inspectors के प्रभार में रहते हैं।
(iii) Workshops में रखे गए Stores, जो Locomotive तथा Carriage & Wagon Duplicates के Repairs या Manufacture में उपयोग होने की प्रतीक्षा में होते हैं।
(iv) वे Stores, जिन्हें Special Works के लिए खरीदा गया है तथा उन कार्यों के खाते में Charge किया गया है, लेकिन—
(a) Stores Department की Custody में रखे गए हों (Custody Stores),
या
(b) कार्यस्थल (Site of Work) पर पड़े हों (Materials-at-Site)
103. Functions of the Controller of Stores
All Stocks of Stores on Hand, whether with the Stores Department or other Departments of the Railway, represent Funds that are not Productive.
While Stocks should be such that Stores required by the Railway are readily available, they should be as small as possible, and losses due to Obsolescence or Deterioration should be the minimum practicable.
The Centralized Control that is required for this purpose will vest in the Controller of Stores, who will be the Head of Stores Department and will be responsible for the—
(a) Purchase and Inspection, and
(b) Custody and Issue of Railway Stores.
103. स्टोर्स नियंत्रक (Controller of Stores) के कार्य (Functions)
सभी उपलब्ध Stores के Stocks (Stocks of Stores on Hand), चाहे वे Stores Department के पास हों या Railway के अन्य Departments के पास, ऐसी निधि (Funds) का प्रतिनिधित्व करते हैं जो उत्पादक (Productive) नहीं होती।
यद्यपि Stocks इतने होने चाहिए कि Railway को आवश्यक Stores आसानी से उपलब्ध (Readily Available) हो सकें, फिर भी उनका आकार यथासंभव न्यूनतम (As Small as Possible) होना चाहिए तथा Obsolescence (अप्रचलन) या Deterioration (क्षरण/खराब होने) के कारण होने वाली हानि (Losses) को व्यावहारिक रूप से न्यूनतम (Minimum Practicable) रखा जाना चाहिए।
इस उद्देश्य के लिए आवश्यक Centralized Control, Controller of Stores में निहित होगा। वे Stores Department के Head होंगे तथा निम्नलिखित कार्यों के लिए उत्तरदायी होंगे—
(a) Purchase (क्रय) एवं Inspection (निरीक्षण), तथा
(b) Railway Stores की Custody (अभिरक्षा) एवं Issue (निर्गमन)।
104. Disposal of Surplus and Unserviceable Stores
All Materials and Stores for which the Consuming Departments have no immediate use should be returned to the Stores Depots, the Controller of Stores being responsible for their Survey and Valuation, and for Disposal by Sale or Otherwise.
He has also to deal with all the Surplus and Unserviceable Material of the Railway.
104. अधिशेष एवं अनुपयोगी स्टोर्स का निपटान (Disposal of Surplus and Unserviceable Stores)
वे सभी Materials एवं Stores, जिनका Consuming Departments को तत्काल कोई उपयोग (No Immediate Use) नहीं है, उन्हें Stores Depots में वापस जमा (Returned) कर दिया जाना चाहिए।
Controller of Stores, इन Materials एवं Stores के Survey (सर्वेक्षण) एवं Valuation (मूल्यांकन) तथा Sale (बिक्री) या अन्य माध्यमों से Disposal (निपटान) के लिए उत्तरदायी होंगे।
वे Railway के सभी Surplus Material (अधिशेष सामग्री) तथा Unserviceable Material (अनुपयोगी/अप्रयोग्य सामग्री) के निपटान का कार्य भी करते हैं।
105. Nomenclature-cum-Price List
He should issue and maintain up-to-date a Nomenclature-cum-Price List including all items of Stores in Stock in the Stores Depots.
Each separate item of Stores in this list should be assigned a Number and this Number as well as the Description should be quoted on all Requisitions, Receipts, Issues and other Documents relating to that item.
105. नामावली-सह-मूल्य सूची (Nomenclature-cum-Price List)
Controller of Stores को Stores Depots में उपलब्ध सभी Stock Items को शामिल करते हुए अद्यतन (Up-to-date) Nomenclature-cum-Price List जारी (Issue) करनी चाहिए तथा उसका नियमित रखरखाव (Maintain) करना चाहिए।
इस सूची में Stores के प्रत्येक अलग-अलग Item को एक Number दिया जाना चाहिए तथा उस Number के साथ-साथ उस Item का Description भी उस Item से संबंधित सभी Requisitions, Receipts, Issues तथा अन्य Documents में अंकित (Quoted) किया जाना चाहिए।
106. The Controller of Stores is not a Disbursing Officer, nor he is required to keep any General Accounts of the Stores Transactions of the Railway.
His duties in this respect will be limited to the maintenance of Numerical Records of Stores in Stock and to the preparation of the Initial Documents of Receipt and Issue.
106. Controller of Stores, Disbursing Officer नहीं होता है और न ही उसे Railway के Stores Transactions के General Accounts रखने की आवश्यकता होती है।
इस संबंध में उसके कार्य केवल Stock में उपलब्ध Stores के Numerical Records के रखरखाव (Maintenance) तथा Receipt एवं Issue से संबंधित Initial Documents की तैयारी (Preparation) तक सीमित होते हैं।
107. General Supervisory Control
The Controller of Stores should arrange for submission to him of such Statements and Returns as may be necessary to keep him informed of the Stocks available in his Depots, the manner in which the Requisitions of the Departments are being complied with, the Inflow of Materials not required by Departments and the Steps taken to dispose of Surplus and Unserviceable Stores.
107. सामान्य पर्यवेक्षणीय नियंत्रण (General Supervisory Control)
Controller of Stores को यह व्यवस्था करनी चाहिए कि उन्हें ऐसे Statements एवं Returns नियमित रूप से प्राप्त होते रहें, जो उन्हें निम्नलिखित विषयों की जानकारी प्रदान करें—
- उनके Depots में उपलब्ध Stocks (Stocks available in his Depots)।
- Departments द्वारा भेजी गई Requisitions का किस प्रकार पालन (Compliance) किया जा रहा है।
- Departments को आवश्यकता न होने वाले Materials की प्राप्ति (Inflow of Materials not required by Departments)।
- Surplus एवं Unserviceable Stores के Disposal (निपटान) के लिए उठाए गए Steps (कदम)।
108. Planning of Supplies of Stores
The Controller of Stores is responsible for preparing a correct estimate of the quantities of Stores to be purchased or manufactured in the Railway Workshops each year and for making the most advantageous arrangements possible for the economic purchase of Stores.
In this, he will be guided by the Purchase Policy Rules, the Contract Rules and the Rules prescribing the purchase of certain articles through specified agencies, i.e. the Railway Board and the DGS&D.
The Directorate General of Supplies and Disposals is the biggest agency and it has been set up with the object of collecting together the requirements of the various Government Departments and making bulk purchases at the most economic rates.
The purchase through the agency of the Directorate General of Supplies and Disposals is normally obligatory, subject to some monetary limits in the case of a large number of articles for items other than Railway Board specified exclusive Railway items and, in respect of such purchases, the Controller of Stores should work in close co-ordination with that department, while watching the interests of the Railway Administration.
Stationery, Printing Stores and Office Machinery and Appliances for all Government Departments and for Railways are similarly purchased through the Controller of Printing and Stationery.
Supplies of Wooden Sleepers are arranged for through an organisation known as the Sleepers Pool.
Mathematical Instruments are to be obtained through the National Instruments (Private) Ltd., Calcutta.
108. स्टोर्स की आपूर्ति की योजना (Planning of Supplies of Stores)
Controller of Stores प्रत्येक वर्ष Railway Workshops में क्रय (Purchased) या निर्मित (Manufactured) किए जाने वाले Stores की मात्रा का सही अनुमान (Correct Estimate) तैयार करने तथा Stores की किफायती खरीद (Economic Purchase) के लिए यथासंभव सबसे लाभदायक व्यवस्था (Most Advantageous Arrangements) करने के लिए उत्तरदायी होता है।
इस कार्य में वह Purchase Policy Rules, Contract Rules तथा निर्धारित एजेंसियों (Specified Agencies) के माध्यम से कुछ वस्तुओं की खरीद से संबंधित Rules, अर्थात् Railway Board एवं DGS&D, के अनुसार कार्य करेगा।
Directorate General of Supplies and Disposals (DGS&D) सबसे बड़ी Purchasing Agency है। इसकी स्थापना विभिन्न Government Departments की आवश्यकताओं (Requirements) को एकत्रित करके सबसे किफायती दरों (Most Economic Rates) पर Bulk Purchase करने के उद्देश्य से की गई है।
Directorate General of Supplies and Disposals के माध्यम से Purchase करना सामान्यतः अनिवार्य (Obligatory) होता है, हालांकि कुछ Monetary Limits लागू होती हैं। यह व्यवस्था Railway Board द्वारा निर्दिष्ट Exclusive Railway Items को छोड़कर अन्य अनेक वस्तुओं पर लागू होती है। ऐसे मामलों में Controller of Stores को Railway Administration के हितों (Interests) का ध्यान रखते हुए उस विभाग के साथ Close Co-ordination में कार्य करना चाहिए।
सभी Government Departments तथा Railways के लिए Stationery, Printing Stores तथा Office Machinery and Appliances की खरीद भी Controller of Printing and Stationery के माध्यम से की जाती है।
Wooden Sleepers की आपूर्ति Sleepers Pool नामक संगठन के माध्यम से की जाती है।
Mathematical Instruments की प्राप्ति National Instruments (Private) Ltd., Calcutta के माध्यम से की जानी चाहिए।
109. Purchase of Stores
The Purchase of all other Stores should be arranged for by the Controller of Stores, under the orders of the General Manager, subject to certain Reservations which the Railway Board have made regarding the Call of Tenders and for the Letting out of Contracts for certain items of Stores, such as Coal, Rails, Cast-Iron Sleepers, and Rolling Stock.
In respect of items earmarked for Procurement by the Railway Board, the Controller of Stores will ensure timely submission of Indents as in the case of DGS&D items.
109. स्टोर्स की खरीद (Purchase of Stores)
अन्य सभी Stores की Purchase की व्यवस्था General Manager के आदेशों के अधीन Controller of Stores द्वारा की जाएगी। यह व्यवस्था उन Reservations के अधीन होगी, जो Railway Board ने Call of Tenders तथा Coal, Rails, Cast-Iron Sleepers एवं Rolling Stock जैसे कुछ Stores Items के Contracts देने (Letting out of Contracts) के संबंध में निर्धारित किए हैं।
Railway Board द्वारा Procurement के लिए Earmarked किए गए Items के संबंध में Controller of Stores यह सुनिश्चित करेगा कि DGS&D Items की भाँति Indents समय पर Submit किए जाएँ।
STORES DEPOTS
110. Nature & Distribution of Stocks
For the purposes of Maintenance and Distribution, the Stores are divided into General Stores & Engineering Stores including Permanent Way Stores.
The organisation for the Control of Stocks of Permanent Way Materials is generally under the direction of an officer designated the Track Supply Officer who, with his staff of any separate Permanent-Way Depot that may exist, constitutes a Self-contained Branch of the Stores Department.
It will be the duty of the Track Supply Officer to maintain close co-operation between the Controller of Stores and the Chief Engineer.
110. स्टॉक्स की प्रकृति एवं वितरण (Nature & Distribution of Stocks)
Maintenance एवं Distribution के उद्देश्य से Stores को General Stores तथा Engineering Stores, जिनमें Permanent Way Stores भी शामिल हैं, में विभाजित किया जाता है।
Permanent Way Materials के Stocks के Control की व्यवस्था सामान्यतः Track Supply Officer नामक अधिकारी के अधीन होती है। यह अधिकारी, यदि कोई अलग Permanent-Way Depot हो, तो उसके कर्मचारियों (Staff) सहित Stores Department की एक Self-contained Branch का गठन करता है।
Track Supply Officer का दायित्व Controller of Stores तथा Chief Engineer के बीच Close Co-operation (घनिष्ठ समन्वय) बनाए रखना होता है।
111. Materials are stocked at suitable points on the line in Stores Depots under Depot Officers subordinate to the Controller of Stores.
In addition, Imprest Stocks of Stores are also sanctioned to categories of Subordinates, such as Running Shed Foreman, Train Examiners, Electrical Chargeman, Permanent Way Inspectors etc.
111. Materials को लाइन पर उपयुक्त स्थानों (Suitable Points on the Line) पर स्थित Stores Depots में रखा जाता है। ये Stores Depots, Controller of Stores के अधीन कार्य करने वाले Depot Officers के नियंत्रण में होते हैं।
इसके अतिरिक्त, Imprest Stocks of Stores भी कुछ श्रेणी के Subordinates को स्वीकृत (Sanctioned) किए जाते हैं, जैसे Running Shed Foreman, Train Examiners, Electrical Chargeman, Permanent Way Inspectors आदि।
112. Location of Stores Depots
For facility of work, there should ordinarily be:
(i) A Locomotive Stores Depot attached to and serving the Main Locomotive Workshops of the Railway, Steam, Diesel and Electric.
(ii) A Carriage and Wagon Stores Depot similarly attached to the Main Carriage and Wagon Shops.
(iii) A Signal Stores Depot serving the Signal Shops, if any.
(iv) One or more Permanent-way Material Depots for storing Permanent Way and Bridge Materials.
(v) Stationery Depot.
(vi) One or more Stores Depots or Yards for collecting all Scrap and Unserviceable Material. Such depots should be situated in or near the best market for the disposal of such articles.
(vii) Other General Stores Depots as found necessary. No new Stores Depot should be formed without the sanction of the General Manager, such sanction being recorded in the minutes of Official Meetings.
112. स्टोर्स डिपो का स्थान (Location of Stores Depots)
कार्य की सुविधा (Facility of Work) के लिए सामान्यतः निम्नलिखित Stores Depots होने चाहिए—
(i) Railway के Steam, Diesel एवं Electric Main Locomotive Workshops से संबद्ध एवं उनकी सेवा के लिए एक Locomotive Stores Depot।
(ii) Main Carriage and Wagon Shops से संबद्ध एक Carriage and Wagon Stores Depot।
(iii) यदि Signal Shops हों, तो उनकी सेवा के लिए एक Signal Stores Depot।
(iv) Permanent Way एवं Bridge Materials के भंडारण (Storing) के लिए एक या अधिक Permanent-way Material Depots।
(v) एक Stationery Depot।
(vi) सभी Scrap एवं Unserviceable Material को एकत्र करने के लिए एक या अधिक Stores Depots या Yards। ऐसे Depots उन वस्तुओं के Disposal (निपटान) के लिए सर्वोत्तम बाजार (Best Market) में या उसके निकट स्थित होने चाहिए।
(vii) आवश्यकता के अनुसार अन्य General Stores Depots। General Manager की Sanction (स्वीकृति) के बिना कोई नया Stores Depot स्थापित नहीं किया जाएगा। ऐसी Sanction का उल्लेख Official Meetings के Minutes में दर्ज (Recorded) होना चाहिए।
113. Stock Items
Such Items will be kept in the custody of the Stores Department which are frequently and regularly required and whose Unit Cost justifies incurring Inventory Carrying Cost associated with these items.
Such items will be known as 'Stock' Items.
113. स्टॉक आइटम (Stock Items)
वे Items, जिनकी बार-बार एवं नियमित रूप से आवश्यकता (Frequently and Regularly Required) होती है तथा जिनकी Unit Cost इतनी होती है कि उन पर होने वाली Inventory Carrying Cost उचित (Justified) मानी जाती है, उन्हें Stores Department की Custody में रखा जाएगा।
ऐसे Items को 'Stock' Items कहा जाएगा।
114. Ordinary Stores
Ordinary Stores are generally such Items of Stores for which there is a regular turnover caused by a constant demand and which are stocked by the Stores Department in its Depot.
114. साधारण स्टोर्स (Ordinary Stores)
Ordinary Stores वे Stores Items होते हैं, जिनकी लगातार मांग (Constant Demand) के कारण नियमित आवर्तन (Regular Turnover) होता रहता है तथा जिन्हें Stores Department अपने Depot में Stock करके रखता है।
115. Emergency Stores
The Depots have also to stock certain Items of Stores though they do not have a regular turnover caused by a constant demand.
These are 'Emergency Stores' and comprise Items of Stores which do not ordinarily wear out or require renewal, which have, however, to be kept in Stock to meet emergencies, such as that due to breakage or unanticipated deterioration, and which are not readily obtainable.
The Stock Cards relating to such Stores should be marked with the letter 'E'.
115. आपातकालीन स्टोर्स (Emergency Stores)
Depots में कुछ ऐसे Stores Items भी Stock करके रखे जाते हैं, जिनका लगातार मांग (Constant Demand) के कारण नियमित आवर्तन (Regular Turnover) नहीं होता है।
इन्हें 'Emergency Stores' कहा जाता है। इनमें ऐसे Stores Items शामिल होते हैं जो सामान्यतः Wear Out (घिसते/समाप्त नहीं होते) या Renewal की आवश्यकता नहीं रखते, लेकिन Breakage (टूट-फूट) या Unanticipated Deterioration (अप्रत्याशित खराबी) जैसी Emergencies की स्थिति से निपटने के लिए Stock में रखना आवश्यक होता है तथा जो आसानी से उपलब्ध (Not Readily Obtainable) नहीं होते।
ऐसे Stores से संबंधित Stock Cards पर 'E' अक्षर अंकित (Marked) किया जाना चाहिए।
116. Non-stock Items
All Items other than 'Stock' Items will be called 'Non-stock' Items.
These Items may, however, be described in the Standard Nomenclature List.
No purchase of such Items will be made for Stock purposes.
116. नॉन-स्टॉक आइटम (Non-stock Items)
'Stock' Items के अतिरिक्त सभी Items को 'Non-stock' Items कहा जाएगा।
हालाँकि, इन Items का विवरण Standard Nomenclature List में दिया जा सकता है।
ऐसे Items की Stock के उद्देश्य से कोई खरीद (No Purchase) नहीं की जाएगी।
117. Special Stores
These are stores required for works and other special purposes i.e. other than for 'operation' or 'ordinary maintenance and repairs' and which are ordinarily dispatched directly to the requisitionist without being stocked in a stores depot.
117. विशेष भंडार (Special Stores)
Special Stores वे सामग्री हैं, जिनकी आवश्यकता निर्माण कार्यों (Works) तथा अन्य विशेष उद्देश्यों (Special Purposes) के लिए होती है, अर्थात् 'संचालन (Operation)' या 'सामान्य रखरखाव एवं मरम्मत (Ordinary Maintenance and Repairs)' के अतिरिक्त अन्य कार्यों के लिए।
ऐसी सामग्री को सामान्यतः Stores Depot में भंडारित (Stock) किए बिना सीधे माँग करने वाले अधिकारी/विभाग (Requisitionist) को भेज दिया जाता है।
118. Surplus Stores
These are of two kinds, 'Moveable' and 'Dead'.
Moveable Surplus Stores comprise items of stores which have not been issued for a period of 24 months, but which, it is anticipated, will be used in the near future.
Dead Surplus Stores comprise items of stores which have not been issued for 24 months and which, it is considered, are not likely to be utilised on any railway within next two years.
118. अधिशेष भंडार (Surplus Stores)
अधिशेष भंडार (Surplus Stores) दो प्रकार के होते हैं— 'Moveable' और 'Dead'।
Moveable Surplus Stores में ऐसी सामग्री शामिल होती है, जिसे पिछले 24 महीनों से जारी (Issue) नहीं किया गया है, लेकिन जिसके निकट भविष्य में उपयोग होने की संभावना है।
Dead Surplus Stores में ऐसी सामग्री शामिल होती है, जिसे पिछले 24 महीनों से जारी (Issue) नहीं किया गया है और जिसके बारे में यह माना जाता है कि अगले दो वर्षों के भीतर किसी भी रेलवे में उसका उपयोग होने की संभावना नहीं है।
119. Surplus Stocks
Such surplus stocks may be the result either of changes in design, in specification, &c. of the 'stock items' of stores or of consuming departments returning to the depots special items or stocks items of stores no longer required by them such stores have to be held in custody in stores depots and steps taken for their prompt disposal.
119. अधिशेष स्टॉक (Surplus Stocks)
ऐसे अधिशेष स्टॉक (Surplus Stocks) बनने के मुख्य कारण स्टॉक वस्तुओं के डिजाइन, विनिर्देश (Specification) आदि में बदलाव हो सकते हैं।
इसके अलावा, जब उपयोगकर्ता विभाग (Consuming Departments) ऐसी विशेष वस्तुएँ (Special Items) या स्टॉक वस्तुएँ डिपो को वापस कर देते हैं, जिनकी अब उन्हें आवश्यकता नहीं है, तब भी वे Surplus Stocks बन जाते हैं।
ऐसी सामग्री को Stores Depots की अभिरक्षा (Custody) में रखा जाता है तथा उसके शीघ्र निपटान (Prompt Disposal) के लिए आवश्यक कदम उठाए जाते हैं।
120. Surplus Stores
Surplus stores should be distinguished from "over stocks" or ordinary stores (see paragraph 2230-2).
120. अधिशेष भंडार (Surplus Stores)
अधिशेष भंडार (Surplus Stores) को अतिरिक्त स्टॉक (Over Stocks) या साधारण भंडार (Ordinary Stores) से अलग समझा जाना चाहिए (देखें पैरा 2230-2)
121. Main Depots
The stock of each depot should comprise only those materials or stores as are required in the shop or Divisions which the depot serves.
121. मुख्य डिपो (Main Depots)
प्रत्येक डिपो के स्टॉक में केवल वही सामग्री या भंडार (Materials or Stores) रखा जाना चाहिए, जिसकी आवश्यकता उस कार्यशाला (Shop) या मंडल (Division) को हो, जिसकी सेवा वह डिपो करता है।
122. Main Depot and Subsidiary Depots
Subject to the above rule, each stock item should be allocated to one depot, the factor governing the selection of the depot being generally the proximity to the base of supply.
The depot so nominated will be the Main Depot for the item, all other depots which may stock the same item for issue in their respective territories being 'Subsidiary Depots' as far as that item is concerned.
All orders for purchase or manufacture by Workshops of an item of stores will be placed by the 'Main Depot' for the item, the 'Subsidiary Depots' merely placing requisitions on the Main Depot.
122. मुख्य डिपो एवं सहायक डिपो (Main Depot and Subsidiary Depots)
उपरोक्त नियम के अनुसार, प्रत्येक स्टॉक वस्तु (Stock Item) के लिए एक डिपो निर्धारित किया जाना चाहिए। डिपो का चयन सामान्यतः आपूर्ति के मुख्य स्रोत (Base of Supply) से उसकी निकटता के आधार पर किया जाएगा।
जिस डिपो को उस वस्तु के लिए निर्धारित किया जाता है, वह उसका मुख्य डिपो (Main Depot) कहलाएगा। अन्य सभी डिपो, जो उसी वस्तु को अपने-अपने क्षेत्रों में जारी करने के लिए रखते हैं, उस वस्तु के संबंध में सहायक डिपो (Subsidiary Depots) कहलाएँगे।
किसी वस्तु की खरीद या कार्यशालाओं में निर्माण (Purchase or Manufacture) के सभी आदेश उस वस्तु के मुख्य डिपो (Main Depot) द्वारा दिए जाएँगे, जबकि सहायक डिपो (Subsidiary Depots) केवल अपनी आवश्यकता की माँग (Requisition) मुख्य डिपो को भेजेंगे।
123. Main Depot – Control of Surplus Stocks
The assignment of one depot as a Main Depot for an item of stores prevents the slow accumulation of surplus stocks in each depot by individual direct purchases of stores, obviates loss of valuable time involved in reference to each other depot to see whether surplus stocks are available before a purchase order can be placed, and as will be seen from the detailed procedure in paras 1414 to 1439, concentrates the surplus stores of an item in one depot, viz., the Main Depot and therefore enables the systematic working off of such surplus before purchases are resorted to.
123. मुख्य डिपो – अधिशेष स्टॉक का नियंत्रण (Main Depot – Control of Surplus Stocks)
किसी वस्तु के लिए एक डिपो को मुख्य डिपो (Main Depot) निर्धारित करने से प्रत्येक डिपो द्वारा अलग-अलग सीधे खरीद करने के कारण अधिशेष स्टॉक (Surplus Stock) के धीरे-धीरे जमा होने से बचाव होता है।
इससे नया खरीद आदेश (Purchase Order) देने से पहले यह पता लगाने के लिए प्रत्येक दूसरे डिपो से संपर्क करने में लगने वाले कीमती समय की बचत होती है कि वहाँ अधिशेष स्टॉक उपलब्ध है या नहीं।
जैसा कि पैरा 1414 से 1439 में दी गई विस्तृत प्रक्रिया से स्पष्ट है, किसी वस्तु के अधिशेष भंडार को एक ही डिपो अर्थात् मुख्य डिपो (Main Depot) में केंद्रित किया जाता है।
इससे नई खरीद करने से पहले उपलब्ध अधिशेष स्टॉक का व्यवस्थित रूप से उपयोग करना संभव होता है।
124. Minima and Maxima
A minimum and maximum limit should be laid down for the quantity of each 'stock item' of stores in a depot at any time below or above which the balances should not ordinarily be allowed to go.
124. न्यूनतम एवं अधिकतम सीमा (Minima and Maxima)
किसी भी समय डिपो में प्रत्येक स्टॉक वस्तु (Stock Item) की मात्रा के लिए न्यूनतम (Minimum) और अधिकतम (Maximum) सीमा निर्धारित की जानी चाहिए।
सामान्यतः उस वस्तु का उपलब्ध शेष (Balance) निर्धारित न्यूनतम सीमा से कम या अधिकतम सीमा से अधिक नहीं होने देना चाहिए।
125. Minimum Stock
The minimum limit should be a quantity of stock representing an average weekly issue multiplied by the number of weeks, which from past experience, it is known will elapse from the date of placing an order before fresh stocks can arrive at the depot.
The minimum limit is therefore the lowest permissible level to which the stock of an item may fall without a stock recoupment having been sent forward for replenishment.
It is the "Stock Order Point" signifying the point at which the recoupment demand should be sent forward.
125. न्यूनतम स्टॉक (Minimum Stock)
न्यूनतम सीमा (Minimum Limit) स्टॉक की वह मात्रा होनी चाहिए, जो औसत साप्ताहिक निर्गम (Average Weekly Issue) × सप्ताहों की संख्या के बराबर हो। सप्ताहों की यह संख्या पिछले अनुभव के आधार पर आदेश देने की तारीख से नया स्टॉक डिपो में पहुँचने तक लगने वाले समय को दर्शाती है।
इस प्रकार, न्यूनतम सीमा वह सबसे निचला अनुमत स्तर (Lowest Permissible Level) है, जहाँ तक किसी वस्तु का स्टॉक गिर सकता है, बशर्ते स्टॉक की पुनःपूर्ति (Replenishment) के लिए माँग पहले ही भेज दी गई हो।
इसे "स्टॉक ऑर्डर पॉइंट (Stock Order Point)" कहा जाता है, अर्थात् वह स्तर जहाँ पहुँचने पर स्टॉक की पुनःपूर्ति की माँग (Recoupment Demand) भेजी जानी चाहिए।
126. Annual Contract Basis
In the case of items arranged for on an annual contract basis, it is possible to keep the "minimum" very low, because the time required to get fresh stocks is merely the period required for placing a purchase order on the firm against the annual contract.
Supplies of items, which are merely purchased as and when required, take a considerably longer time than supplies of items ordered up against annual contract as the time factor must be adequate for the calling of tenders, placing of order, and for the contractor to obtain his supplies after receipt of the orders.
As such, a system of as-and-when-required-purchases, in addition to involving higher minima stocks being kept, results in the items frequently running out of stock.
Every endeavor should therefore be made to place as many stock items as possible on annual contracts.
126. वार्षिक अनुबंध के आधार पर खरीद (Annual Contract Basis)
जिन वस्तुओं की व्यवस्था वार्षिक अनुबंध (Annual Contract) के आधार पर की जाती है, उनमें न्यूनतम स्टॉक बहुत कम रखा जा सकता है, क्योंकि नया स्टॉक प्राप्त करने के लिए केवल वार्षिक अनुबंध के अंतर्गत फर्म को खरीद आदेश (Purchase Order) देने में लगने वाला समय ही आवश्यक होता है।
इसके विपरीत, जिन वस्तुओं को आवश्यकता पड़ने पर ही खरीदा जाता है (As-and-when-required Purchase), उनकी आपूर्ति में वार्षिक अनुबंध वाली वस्तुओं की तुलना में काफी अधिक समय लगता है। इसका कारण यह है कि निविदाएँ आमंत्रित करने (Calling of Tenders), आदेश देने (Placing of Order) तथा आदेश मिलने के बाद ठेकेदार द्वारा सामग्री की व्यवस्था करने के लिए पर्याप्त समय चाहिए।
इस प्रकार, आवश्यकता पड़ने पर खरीद करने की व्यवस्था में न केवल अधिक न्यूनतम स्टॉक रखना पड़ता है, बल्कि वस्तुओं के बार-बार स्टॉक से समाप्त हो जाने (Running Out of Stock) की संभावना भी रहती है।
इसलिए हर संभव प्रयास किया जाना चाहिए कि अधिक से अधिक स्टॉक वस्तुओं को वार्षिक अनुबंध (Annual Contract) के अंतर्गत रखा जाए।
127. Minimum Stock Limit
The minimum stock limit should be fixed as low as possible depending upon the prevailing market conditions and the proximity of the depot to the normal source of supply.
127. न्यूनतम स्टॉक सीमा (Minimum Stock Limit)
न्यूनतम स्टॉक सीमा को यथासंभव कम निर्धारित किया जाना चाहिए। यह सीमा वर्तमान बाजार की स्थिति (Prevailing Market Conditions) तथा डिपो की सामान्य आपूर्ति स्रोत (Normal Source of Supply) से निकटता पर निर्भर करेगी।
128. Maximum Stock
The fixing of the maximum limit is governed by the following factors:—
(i) Economic Size of Each Order.— The "Maximum" is the lowest quantity that may be ordered for at any time after providing that stores are never less than the prescribed minimum.
As orders for small-quantities at a time at frequent intervals would result in increased cost of packing and other charges, including heavy clerical and accounting work, cost of stationery and inconvenience to the suppliers, the "maximum" should be carefully fixed with due consideration for this factor.
(ii) Increased Lock up of Capital.— On the other hand, the fixation of high limit would involve apart from inventory carrying costs unnecessary locking up of capital, risk of deterioration of stores, extra storage and protection arrangement, increased labour charges, and accumulation of surplus by unnecessary advance purchase of stores, which by the light of information available at a later date could otherwise have been cancelled from the contract obligations under the clauses empowering increase or decrease of the contracted quantity.
A working rule is that the maximum should not ordinarily exceed twice the minimum limit prescribed for an item.
128. अधिकतम स्टॉक (Maximum Stock)
अधिकतम स्टॉक सीमा (Maximum Limit) निर्धारित करते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाता है:—
(i) प्रत्येक आदेश की किफायती मात्रा (Economic Size of Each Order).— "Maximum" वह न्यूनतम मात्रा है, जिसका किसी समय आदेश दिया जा सकता है, यह सुनिश्चित करते हुए कि स्टॉक निर्धारित न्यूनतम सीमा से कभी कम न हो।
यदि कम मात्रा में बार-बार आदेश दिए जाते हैं, तो पैकिंग तथा अन्य खर्च बढ़ जाते हैं। इसके साथ ही लिपिकीय एवं लेखा कार्य, स्टेशनरी का खर्च तथा आपूर्तिकर्ताओं (Suppliers) की असुविधा भी बढ़ती है। इसलिए इन बातों को ध्यान में रखते हुए अधिकतम सीमा सावधानीपूर्वक निर्धारित की जानी चाहिए।
(ii) पूँजी का अधिक समय तक फँसा रहना (Increased Lock up of Capital).— दूसरी ओर, अधिकतम सीमा बहुत अधिक निर्धारित करने से भंडार रखने की लागत (Inventory Carrying Cost) के साथ-साथ पूँजी अनावश्यक रूप से फँसी रहती है, सामग्री खराब होने का खतरा बढ़ता है, अतिरिक्त भंडारण एवं सुरक्षा व्यवस्था करनी पड़ती है, श्रम खर्च बढ़ता है तथा अधिशेष भंडार (Surplus) जमा हो सकता है।
अनावश्यक रूप से पहले से सामग्री खरीदने के कारण ऐसा अधिशेष भंडार जमा हो सकता है, जबकि बाद में उपलब्ध जानकारी के आधार पर अनुबंध की मात्रा को बढ़ाने या घटाने वाली शर्तों के अंतर्गत ऐसी खरीद को रद्द किया जा सकता था।
कार्यकारी नियम (Working Rule): किसी वस्तु की अधिकतम सीमा सामान्यतः उसकी निर्धारित न्यूनतम सीमा के दोगुने से अधिक नहीं होनी चाहिए।
129. Minima and Maxima for Workshop Items
Maximum and minimum stock limits for items manufactured in Railway Workshops should be fixed in consultation with the Works Manager of the shops concerned, taking into consideration the time taken by the workshops to complete any recoupment orders placed on them.
129. कार्यशाला की वस्तुओं के लिए न्यूनतम एवं अधिकतम सीमा
रेलवे कार्यशालाओं में बनाई जाने वाली वस्तुओं की अधिकतम और न्यूनतम स्टॉक सीमा संबंधित कार्यशाला के वर्क्स मैनेजर (Works Manager) से परामर्श करके निर्धारित की जानी चाहिए।
सीमा निर्धारित करते समय कार्यशाला द्वारा पुनःपूर्ति आदेश (Recoupment Orders) को पूरा करने में लगने वाले समय को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
130. Powers of the Controller of Stores
The financial and other powers of the Controller of Stores are such as are delegated to him by the General Manager, within the provisions of the Indian Railway Codes and the rules and orders issued by Railway Board from time to time.
130. भंडार नियंत्रक की शक्तियाँ (Powers of the Controller of Stores)
भंडार नियंत्रक (Controller of Stores) की वित्तीय तथा अन्य शक्तियाँ वही होती हैं, जो उसे महाप्रबंधक (General Manager) द्वारा सौंपी जाती हैं।
ये शक्तियाँ Indian Railway Codes के प्रावधानों तथा समय-समय पर Railway Board द्वारा जारी नियमों और आदेशों के अंतर्गत होती हैं।
131. Standards of Financial Propriety
In exercising these powers, the Controller of Stores should pay strict regard to the standards of financial propriety among which are the following:—
(i) The expenditure should not prima facie be more than the occasion demands, and that every government servant should exercise the same vigilance in respect of expenditure incurred from public moneys as a person of ordinary prudence would exercise in respect of the expenditure of his own money.
(ii) No authority should exercise its powers of sanctioning expenditure to pass an order which will be directly or indirectly to its own advantage.
(iii) Public money should not be utilized for the benefit of a particular person or section of the community, unless:—
(a) the amount or expenditure involved is insignificant
or
(b) a claim for the amount could be enforced in a court of law
or
(c) the expenditure is in pursuance of a recognised policy or custom.
(iv) The amount of allowances, such as travelling allowances, granted to meet expenditure of a particular type, should be so regulated that the allowances are not on the whole sources of profit to the recipients.
Note.— All proposals involving financial implications except those which have been specifically exempted for this purpose should be referred to finance branch for advice before these are sanctioned.
131. वित्तीय औचित्य के मानक (Standards of Financial Propriety)
इन शक्तियों का प्रयोग करते समय भंडार नियंत्रक (Controller of Stores) को वित्तीय औचित्य के मानकों (Standards of Financial Propriety) का कड़ाई से पालन करना चाहिए। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:—
(i) खर्च पहली नजर में आवश्यकता से अधिक नहीं होना चाहिए। प्रत्येक सरकारी कर्मचारी को सरकारी धन के खर्च में उतनी ही सावधानी बरतनी चाहिए, जितनी एक सामान्य समझदार व्यक्ति अपने स्वयं के धन को खर्च करते समय बरतता है।
(ii) कोई भी अधिकारी खर्च स्वीकृत करने की अपनी शक्ति का उपयोग ऐसा आदेश देने के लिए नहीं करेगा, जिससे उसे प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से स्वयं लाभ हो।
(iii) सरकारी धन का उपयोग किसी विशेष व्यक्ति या समाज के किसी विशेष वर्ग के लाभ के लिए नहीं किया जाना चाहिए, जब तक कि—
(a) संबंधित राशि या खर्च बहुत मामूली (Insignificant) हो,
या
(b) उस राशि का दावा न्यायालय में कानूनी रूप से लागू (Enforced) कराया जा सकता हो,
या
(c) खर्च किसी मान्यता प्राप्त नीति या प्रथा (Recognised Policy or Custom) के अनुसार किया गया हो।
(iv) किसी विशेष प्रकार के खर्च को पूरा करने के लिए दिए जाने वाले भत्ते, जैसे यात्रा भत्ता (Travelling Allowance), इस प्रकार निर्धारित किए जाने चाहिए कि वे प्राप्तकर्ता के लिए लाभ का स्रोत न बनें।
नोट.— वित्तीय प्रभाव वाले सभी प्रस्तावों को, जिन्हें विशेष रूप से इससे छूट नहीं दी गई है, स्वीकृति देने से पहले वित्त शाखा (Finance Branch) की सलाह के लिए भेजा जाना चाहिए।
132. Schedule of Powers of Purchase, Sales &c, of the Controller of Stores/Chief Materials Manager
It has been found in practice that the powers of the General Manager in the matter of the purchase, sales &c, of railway stores need not be delegated to Controller of Stores/Chief Materials Manager beyond the limits shown in the schedule below. These limits should not ordinarily be exceeded.
Subject to such safeguards as may be laid down in consultation with the Financial Adviser and Chief Accounts Officer and within the limits laid down by the General Manager, the Controller of Stores may delegate powers of purchase to his subordinate officers attached to his office, excepting where levels of delegations have been fixed by the Board.
132. भंडार नियंत्रक/मुख्य सामग्री प्रबंधक की खरीद, बिक्री आदि की शक्तियों की अनुसूची
व्यवहार में यह पाया गया है कि रेलवे भंडार की खरीद, बिक्री आदि के संबंध में महाप्रबंधक (General Manager) की शक्तियाँ भंडार नियंत्रक/मुख्य सामग्री प्रबंधक (Controller of Stores/Chief Materials Manager) को नीचे दी गई अनुसूची में निर्धारित सीमा से अधिक सौंपने की आवश्यकता नहीं है। सामान्यतः इन निर्धारित सीमाओं को पार नहीं किया जाना चाहिए।
वित्त सलाहकार एवं मुख्य लेखा अधिकारी (Financial Adviser and Chief Accounts Officer) के परामर्श से निर्धारित सुरक्षा उपायों तथा महाप्रबंधक द्वारा निर्धारित सीमाओं के अधीन, भंडार नियंत्रक अपने कार्यालय में कार्यरत अधीनस्थ अधिकारियों (Subordinate Officers) को खरीद की शक्तियाँ सौंप सकता है।
लेकिन जहाँ अधिकार सौंपने का स्तर Railway Board द्वारा पहले से निर्धारित किया गया है, वहाँ यह व्यवस्था लागू नहीं होगी।
CHAPTER IV (CONTRACTS)
401. General
The rules in this chapter apply only to contracts i.e. agreements enforceable by law, which relate to the execution of works of constructions, repair or maintenance or to the conveyance of supply of materials.
The rules do not apply to petty purchases of Rs. 1 Lakh and under, in respect of which General Manager is competent to frame such instructions, as he may consider necessary.
Note:—
(i) The term "General Manager" used in these rules is deemed to mean besides the General Managers of Railways, D.G., RDSO, Chief Administrative Officers and Engineer-in-Chief in independent charge, directly under the Railway Board.
(ii) The term "Financial Adviser" is deemed to mean the Accounts Officer.
401. सामान्य (General)
इस अध्याय के नियम केवल अनुबंधों (Contracts) पर लागू होते हैं, अर्थात् ऐसे समझौते जो कानून द्वारा लागू कराए जा सकते हैं और जो निर्माण, मरम्मत या रखरखाव के कार्यों अथवा सामग्री की आपूर्ति से संबंधित हैं।
ये नियम ₹1 लाख या उससे कम की छोटी खरीद (Petty Purchases) पर लागू नहीं होते। ऐसी खरीद के संबंध में महाप्रबंधक (General Manager) अपनी आवश्यकता के अनुसार निर्देश बनाने के लिए सक्षम है।
नोट:—
(i) इन नियमों में "General Manager" शब्द से रेलवे के महाप्रबंधकों के अलावा, रेलवे बोर्ड के सीधे अधीन स्वतंत्र प्रभार वाले D.G., RDSO, Chief Administrative Officers तथा Engineer-in-Chief भी माने जाते हैं।
(ii) "Financial Adviser" शब्द से लेखा अधिकारी (Accounts Officer) माना जाएगा।
402. Fundamental Principles of Contracts/Agreements
The following fundamental principles are enumerated for the guidance of authorities who have to enter into contracts or agreements.
(i) The terms of a contract must be precise and definite and there must be no room for ambiguity or mis-construction therein.
(ii) As far as possible legal and financial advice should be taken in the drafting of contracts before they are finally entered into.
(iii) Standard forms of contracts should be adopted, wherever possible, the terms to be subject to adequate prior scrutiny.
(iv) The terms of contract once entered into should not be materially varied except in consultation with the competent financial authority.
(v) No contract involving an uncertain or indefinite liability or any condition of an unusual character should be entered into without the previous consent of the competent financial authority.
(vi) Whenever practicable and advantageous, contracts should be placed only after tenders have been openly invited and in cases where the lowest tender is not accepted, reasons should be recorded.
(vii) In selecting the tender to be accepted, the financial status of the individuals and firms tendering must be taken into consideration in addition to all other relevant factors.
(viii) Even in cases where a formal written contract is not made, no order for supplies & c, should be placed without at the least a written agreement as to price.
(ix) Provision must be made in contracts for safeguarding governments property entrusted to a contractor.
(x) In entering into long term agreements or contracts considerations should be given to the desirability of providing for the railway unconditional power to cancel the agreement at any time after the expiry of six months' notice to that effect.
(xi) The Auditor-General and under his direction, other audit authorities have power to examine contracts and to bring before the Public Accounts Committee any cases where competitive tenders have not been sought, or where high tenders have been accepted, or where other irregularities in procedure have come to light.
402. अनुबंध/समझौते के मूल सिद्धांत (Fundamental Principles)
अनुबंध या समझौता करने वाले अधिकारियों के मार्गदर्शन के लिए निम्नलिखित मूल सिद्धांत निर्धारित किए गए हैं।
(i) अनुबंध की शर्तें सटीक और निश्चित (Precise and Definite) होनी चाहिए तथा उनमें किसी प्रकार की अस्पष्टता या गलत अर्थ निकालने की गुंजाइश नहीं होनी चाहिए।
(ii) जहाँ तक संभव हो, अनुबंध को अंतिम रूप देने से पहले उसका मसौदा तैयार करते समय कानूनी एवं वित्तीय सलाह ली जानी चाहिए।
(iii) जहाँ संभव हो, अनुबंध के मानक प्रारूप (Standard Forms) अपनाए जाने चाहिए तथा उनकी शर्तों की पहले से उचित जाँच की जानी चाहिए।
(iv) एक बार अनुबंध हो जाने के बाद उसकी शर्तों में महत्वपूर्ण बदलाव सक्षम वित्तीय प्राधिकारी (Competent Financial Authority) के परामर्श के बिना नहीं किया जाना चाहिए।
(v) अनिश्चित या अनिर्धारित देयता (Uncertain or Indefinite Liability) अथवा असामान्य शर्त वाला कोई अनुबंध सक्षम वित्तीय प्राधिकारी की पूर्व सहमति के बिना नहीं किया जाना चाहिए।
(vi) जहाँ व्यावहारिक और लाभकारी हो, अनुबंध खुली निविदाएँ (Open Tenders) आमंत्रित करने के बाद ही दिया जाना चाहिए। यदि सबसे कम निविदा (Lowest Tender) स्वीकार नहीं की जाती है, तो उसके कारण दर्ज किए जाने चाहिए।
(vii) निविदा का चयन करते समय अन्य सभी संबंधित बातों के साथ निविदा देने वाले व्यक्ति या फर्म की वित्तीय स्थिति (Financial Status) को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए।
(viii) जहाँ औपचारिक लिखित अनुबंध नहीं किया गया हो, वहाँ भी आपूर्ति का कोई आदेश कम-से-कम कीमत के संबंध में लिखित समझौते के बिना नहीं दिया जाना चाहिए।
(ix) ठेकेदार को सौंपी गई सरकारी संपत्ति की सुरक्षा के लिए अनुबंध में आवश्यक प्रावधान होना चाहिए।
(x) दीर्घकालीन समझौते या अनुबंध (Long-term Agreements/Contracts) करते समय रेलवे को यह बिना शर्त अधिकार देने पर विचार किया जाना चाहिए कि वह छह महीने की सूचना (Six Months' Notice) की अवधि समाप्त होने के बाद किसी भी समय समझौता रद्द कर सके।
(xi) Auditor-General तथा उसके निर्देशन में अन्य लेखा-परीक्षा प्राधिकारियों को अनुबंधों की जाँच करने और ऐसे मामलों को Public Accounts Committee के समक्ष रखने का अधिकार है, जहाँ प्रतिस्पर्धी निविदाएँ नहीं माँगी गई हों, ऊँची निविदाएँ स्वीकार की गई हों, या प्रक्रिया में अन्य अनियमितताएँ (Irregularities) सामने आई हों।
403. "Lump Sum" Contracts
The Lump Sum Contract is a contract under which the contractor engages to carry out a work or effect supply as specified and within a given period for a fixed total sum; his receipt of this sum being dependent on his completing the work or supply to specification and time, irrespective of the actual quantities and kind of work done or materials supplied in achieving his result.
403. एकमुश्त अनुबंध (Lump Sum Contracts)
Lump Sum Contract वह अनुबंध है, जिसमें ठेकेदार निर्धारित कार्य करने या सामग्री की आपूर्ति करने के लिए एक निश्चित अवधि के भीतर एक निश्चित कुल राशि (Fixed Total Sum) पर सहमत होता है।
ठेकेदार को यह राशि तभी मिलती है, जब वह निर्धारित विनिर्देश (Specification) और समय के अनुसार कार्य या आपूर्ति पूरी करता है, चाहे कार्य पूरा करने में वास्तव में कितनी मात्रा या किस प्रकार का कार्य अथवा सामग्री लगी हो।
404. Lump Sum Contracts
In the case of such contracts a scale of rates or prices may be agreed upon by which enhancement of or reduction from the lump sum may be regulated in the event of any departures from the work or supply as specified being made subsequently under the orders of competent authority; or by which reduction may be made, at the discretion of competent authority for failure on the contractor's part to conform to specification.
404. एकमुश्त अनुबंध (Lump Sum Contracts)
ऐसे अनुबंधों में दरों या कीमतों का एक पैमाना (Scale of Rates or Prices) पहले से तय किया जा सकता है, जिसके आधार पर एकमुश्त राशि (Lump Sum) को बढ़ाया या घटाया जा सके।
यदि बाद में सक्षम प्राधिकारी (Competent Authority) के आदेश से निर्धारित कार्य या आपूर्ति में कोई बदलाव किया जाता है, तो तय दरों या कीमतों के आधार पर एकमुश्त राशि में वृद्धि या कमी की जा सकती है।
इसी प्रकार, यदि ठेकेदार निर्धारित विनिर्देशों (Specification) के अनुसार कार्य करने में विफल रहता है, तो सक्षम प्राधिकारी अपने विवेक से राशि में कटौती कर सकता है।
405. Schedule Contracts
The Schedule Contract is a contract under which the contractor engages to carry out a work or effect supply as specified and within a given period at fixed unit rates or prices for each of the various items comprising such work or supply, the sum he is to receive depending on the actual quantities and kinds of work done or materials supplied in completing the work or supply to specification and time.
It is not repugnant to the above definition to show in such contracts the approximate amount of the contract, based on approximate quantities and the fixed unit rates.
405. अनुसूची अनुबंध (Schedule Contracts)
Schedule Contract वह अनुबंध है, जिसमें ठेकेदार निर्धारित कार्य करने या सामग्री की आपूर्ति करने के लिए एक निश्चित अवधि के भीतर प्रत्येक अलग-अलग मद की तय इकाई दर या कीमत (Fixed Unit Rate or Price) पर सहमत होता है।
ठेकेदार को मिलने वाली कुल राशि वास्तव में किए गए कार्य की मात्रा एवं प्रकार या आपूर्ति की गई सामग्री की वास्तविक मात्रा पर निर्भर करती है, बशर्ते कार्य या आपूर्ति निर्धारित विनिर्देश (Specification) और समय के अनुसार पूरी की गई हो।
ऐसे अनुबंध में अनुमानित मात्रा (Approximate Quantity) और तय इकाई दरों के आधार पर अनुबंध की अनुमानित कुल राशि (Approximate Amount) भी दर्शाई जा सकती है।
406. Piece-Work Contracts
This means a contract under which only unit rates or prices for various kinds of work or materials are agreed upon, without reference either to the total quantity of work to be done or material supplied; or to the quantity of work to be done or material supplied within a given period.
Note.—(i) Agreeable to the above definition of a piece-work contract:—
(a) The Railway may indicate its intention as to the maximum value of the orders it is likely to place; but the contractor cannot claim to be given an order for more than one unit of work or supply.
(b) After the contract is executed, specific orders for work or supply may be placed against it.
(c) The rate of progress may not be specified; but if it is not satisfactory the contract can be terminated.
(ii) The "Lump Sum", "Schedule" and "Piece-work" forms of contract are primarily intended for application to "Works" contracts.
406. इकाई-दर कार्य अनुबंध (Piece-Work Contracts)
Piece-Work Contract वह अनुबंध है, जिसमें विभिन्न प्रकार के कार्य या सामग्री के लिए केवल इकाई दरें या कीमतें (Unit Rates or Prices) तय की जाती हैं।
इसमें कुल कितना कार्य किया जाएगा या कितनी सामग्री की आपूर्ति होगी, अथवा किसी निश्चित अवधि में कितना कार्य या कितनी सामग्री की आपूर्ति की जाएगी, यह पहले से तय होना आवश्यक नहीं है।
नोट.—(i) उपरोक्त परिभाषा के अनुसार Piece-Work Contract में—
(a) रेलवे यह बता सकता है कि वह अधिकतम कितने मूल्य तक के आदेश देने की संभावना रखता है; लेकिन ठेकेदार एक इकाई से अधिक कार्य या आपूर्ति का आदेश पाने का दावा नहीं कर सकता।
(b) अनुबंध हो जाने के बाद उसके अंतर्गत कार्य या आपूर्ति के लिए विशेष आदेश (Specific Orders) दिए जा सकते हैं।
(c) कार्य की प्रगति की दर (Rate of Progress) तय करना आवश्यक नहीं है; लेकिन यदि प्रगति संतोषजनक नहीं है, तो अनुबंध समाप्त (Terminated) किया जा सकता है।
(ii) "Lump Sum", "Schedule" और "Piece-Work" प्रकार के अनुबंध मुख्य रूप से "Works Contracts" के लिए बनाए गए हैं।
407. Rate Contracts
The Rate Contract is a contract under which, during the period of its currency, the contractor engages to supply materials on demand, irrespective of quantity, at fixed unit rates or prices, within a given period of the receipt of such demand.
407. दर अनुबंध (Rate Contracts)
Rate Contract वह अनुबंध है, जिसमें अनुबंध की वैधता अवधि के दौरान ठेकेदार माँग के अनुसार सामग्री की आपूर्ति करने के लिए सहमत होता है।
सामग्री की मात्रा चाहे जितनी हो, उसकी आपूर्ति तय इकाई दर या कीमत (Fixed Unit Rate or Price) पर तथा माँग प्राप्त होने के बाद निर्धारित अवधि के भीतर की जाती है।
408. Running Contracts
The Running Contract is one under which, during the period of its currency the contractor engages to supply, and the other party to the contract to take, a specified quantity (with a percentage tolerance either way) of materials, as and when ordered, at fixed unit rates or prices, within a given period of the receipt of such order.
408. रनिंग अनुबंध (Running Contracts)
Running Contract वह अनुबंध है, जिसमें अनुबंध की वैधता अवधि के दौरान ठेकेदार सामग्री की आपूर्ति करने और दूसरा पक्ष उसे लेने के लिए सहमत होता है।
इसमें सामग्री की एक निश्चित मात्रा (Specified Quantity) तय होती है, जिसमें निर्धारित प्रतिशत तक कमी या वृद्धि (Percentage Tolerance Either Way) की अनुमति होती है।
सामग्री की आपूर्ति जब-जब आदेश दिया जाए, तब तय इकाई दर या कीमत (Fixed Unit Rate or Price) पर तथा आदेश प्राप्त होने के बाद निर्धारित अवधि के भीतर की जाती है।
409. "Fixed Quantity" Contract
This means a contract for a definite quantity of materials to be delivered in one or more instalments, delivery of each instalment being completed by a definite date.
409. निश्चित मात्रा अनुबंध (Fixed Quantity Contract)
Fixed Quantity Contract वह अनुबंध है, जिसमें सामग्री की निश्चित मात्रा (Definite Quantity) की आपूर्ति तय की जाती है।
सामग्री की आपूर्ति एक या अधिक किस्तों (Instalments) में की जा सकती है तथा प्रत्येक किस्त की आपूर्ति एक निश्चित तारीख (Definite Date) तक पूरी की जानी चाहिए।
410. Competency of Authorities to Execute Contracts
On behalf of the President of India contracts may be executed only by or with the approval of the authority empowered so to contract.
Such powers are restricted as to "class" and as to "amount".
The competence of authorities, as to "Class" is determined by the President of India and is specified in Appendix II to this code.
The powers so entrusted may not be delegated.
410. अनुबंध करने के लिए अधिकारियों की सक्षमता (Competency of Authorities to Execute Contracts)
भारत के राष्ट्रपति (President of India) की ओर से अनुबंध केवल उसी अधिकारी द्वारा या उसकी स्वीकृति से किया जा सकता है, जिसे अनुबंध करने की शक्ति प्रदान की गई हो।
ये शक्तियाँ "श्रेणी (Class)" और "राशि (Amount)" के आधार पर सीमित होती हैं।
अधिकारियों की "श्रेणी (Class)" के संबंध में सक्षमता भारत के राष्ट्रपति द्वारा निर्धारित की जाती है और इसका उल्लेख इस कोड के Appendix II में किया गया है।
इस प्रकार प्रदान की गई शक्तियाँ किसी अन्य अधिकारी को नहीं सौंपी जा सकतीं (May Not Be Delegated)
411. Competency of Authorities as to "Amount"
The competence of authorities, as to "amount" is determined by the financial powers of each authority in this respect.
The powers so entrusted may be delegated subject to any restrictions which may be imposed by the Railway Board.
411. राशि के संबंध में अधिकारियों की सक्षमता
"राशि (Amount)" के संबंध में किसी अधिकारी की सक्षमता उसकी वित्तीय शक्तियों (Financial Powers) के आधार पर निर्धारित होती है।
इस प्रकार दी गई शक्तियाँ अन्य अधिकारियों को सौंपी जा सकती हैं (May be Delegated), लेकिन यह Railway Board द्वारा लगाई गई पाबंदियों के अधीन होगा।
412. Restrictions as to "Amount"
Restrictions as to "amount" shall not prevent an authority from giving out to different contractors a number of contracts relating to one work, even though the sum of such contracts may exceed the pecuniary limits of its powers.
412. राशि के संबंध में प्रतिबंध (Restrictions as to "Amount")
"राशि (Amount)" से संबंधित प्रतिबंध किसी अधिकारी को एक ही कार्य (One Work) से जुड़े कई अनुबंध अलग-अलग ठेकेदारों (Different Contractors) को देने से नहीं रोकते।
ऐसा तब भी किया जा सकता है, जब उन सभी अनुबंधों की कुल राशि उस अधिकारी की वित्तीय सीमा (Pecuniary Limit) से अधिक हो।
413. Restrictions on Execution of Contracts
No authority shall execute a contract:—
(i) which is beyond its powers as to either "class" or "amount";
(ii) which relates to a work, the incurrence of expenditure or liability on which is not authorised under current rules and orders regarding control of expenditure;
(iii) which involves, in respect of the work to which it relates, an excess over the estimate greater than is within such authority's competence to sanction;
(iv) any provision of which contravenes any standing rule or order of higher authority; provided always that an authority may sign any contract within its powers as to "class", with the approval of the authority competent to execute it.
Note.— In cases where materials are supplied by the railway to the contractor for the execution of a work, the amount of the contract shall for the purpose of determining the authority competent to execute it, be taken to be the net amount to be paid to the contractor, exclusive of the cost or value of the material so supplied.
413. अनुबंध करने पर प्रतिबंध (Restrictions on Execution of Contracts)
कोई भी अधिकारी ऐसा अनुबंध नहीं करेगा:—
(i) जो उसकी "श्रेणी (Class)" या "राशि (Amount)" संबंधी शक्तियों से बाहर हो।
(ii) जो ऐसे कार्य से संबंधित हो, जिस पर होने वाला खर्च या देयता (Expenditure or Liability) वर्तमान नियमों एवं खर्च नियंत्रण संबंधी आदेशों के अनुसार स्वीकृत न हो।
(iii) जिसमें संबंधित कार्य की अनुमानित लागत (Estimate) से इतनी अधिक राशि शामिल हो, जिसे स्वीकृत करना उस अधिकारी की शक्ति से बाहर हो।
(iv) जिसमें कोई ऐसी शर्त हो जो उच्च अधिकारी के स्थायी नियम या आदेश के विरुद्ध हो। हालाँकि, कोई अधिकारी अपनी "श्रेणी (Class)" संबंधी शक्ति के अंतर्गत आने वाले अनुबंध पर, उसे करने में सक्षम अधिकारी की स्वीकृति से हस्ताक्षर कर सकता है।
नोट.— यदि किसी कार्य को पूरा करने के लिए रेलवे द्वारा ठेकेदार को सामग्री दी जाती है, तो अनुबंध करने में सक्षम अधिकारी का निर्धारण करते समय अनुबंध की राशि ठेकेदार को भुगतान की जाने वाली शुद्ध राशि (Net Amount) मानी जाएगी। इसमें रेलवे द्वारा दी गई सामग्री की लागत या मूल्य शामिल नहीं होगा।
414. Signature on Behalf of Contractor
On behalf of the contractor the signature of only such person or persons as are competent to bind him legally shall be accepted on a contract.
414. ठेकेदार की ओर से हस्ताक्षर (Signature on Behalf of Contractor)
ठेकेदार की ओर से अनुबंध पर केवल ऐसे व्यक्ति या व्यक्तियों के हस्ताक्षर स्वीकार किए जाएंगे, जो ठेकेदार को कानूनी रूप से बाध्य करने में सक्षम (Competent to Bind Legally) हों।
415. Contract Documents
Every contract shall be so framed as to place beyond all reasonable doubt all the matters upon which parties thereto intended to agree, and the matters to be agreed upon shall include in detail, the following:—
(a) What the contractor is to do, when, where and to whose satisfaction it is to be done;
(b) What Government is to do; and on what terms.
(c) What payment is to be made; what it is to cover, to whom it is to be made; and the method and basis of making it.
(d) The responsibility of the contractor in respect of adequate supervision, care of Government property, and the protection of outside interests and those of his staff and workmen.
(e) The terms on which variations and modifications (under paragraphs 446 to 447), if any are to be permitted; the authority competent to order and to assess them, and the occasion and basis of such assessment.
(f) The measures to be adopted in the event of a breach of the contract by either party thereto, and the method of and grounds for the determination thereof.
(g) The method of settling disputes.
415. अनुबंध दस्तावेज (Contract Documents)
प्रत्येक अनुबंध इस प्रकार तैयार किया जाना चाहिए कि जिन बातों पर दोनों पक्ष सहमत होना चाहते हैं, उनके संबंध में किसी भी उचित संदेह की गुंजाइश न रहे। अनुबंध में निम्नलिखित बातों का विस्तृत उल्लेख होना चाहिए:—
(a) ठेकेदार को क्या कार्य करना है तथा वह कार्य कब, कहाँ और किसकी संतुष्टि के अनुसार किया जाना है।
(b) सरकार को क्या करना है और किन शर्तों पर करना है।
(c) कितना भुगतान किया जाएगा, उसमें क्या-क्या शामिल होगा, भुगतान किसे किया जाएगा तथा भुगतान करने की विधि और आधार क्या होगा।
(d) उचित पर्यवेक्षण (Supervision), सरकारी संपत्ति की देखभाल तथा बाहरी हितों, अपने कर्मचारियों और श्रमिकों की सुरक्षा के संबंध में ठेकेदार की जिम्मेदारी।
(e) अनुबंध में बदलाव एवं संशोधन (Variations and Modifications) की अनुमति किन शर्तों पर होगी, जैसा कि पैरा 446 से 447 में दिया गया है; इन्हें आदेश देने एवं उनका आकलन करने में कौन-सा अधिकारी सक्षम होगा तथा आकलन कब और किस आधार पर किया जाएगा।
(f) यदि किसी भी पक्ष द्वारा अनुबंध का उल्लंघन (Breach of Contract) किया जाता है, तो क्या कार्रवाई की जाएगी तथा अनुबंध समाप्त करने की विधि और आधार क्या होंगे।
(g) विवादों के निपटारे (Settlement of Disputes) की विधि क्या होगी।
416. Documents Forming Integral Part of a Contract
The documents forming integral part of a contract are:
(i) the tender comprising of Instructions to Tenderers, Conditions of Contract, Standard or Special, The Specification, Standard or Special, (and any plans/drawings as necessary), the Schedule of items, quantities and rates, Agreement Form and Tender form, (if any).
(ii) Contractors offer.
(iii) Advance acceptances of tender, (if any).
(iv) Formal Acceptances of Tender.
(v) Any document making any change or deviation in any of the terms as embodied in the Advance Acceptance of Tender or the Formal Acceptance of Tender.
Note.— "Rates" are included in the schedule of items only in case of "work" contracts, where the tenderers are instructed to quote a percentage above or below the schedule rates at which they offer to carry out the work.
416. अनुबंध का अभिन्न भाग बनने वाले दस्तावेज
किसी अनुबंध के अभिन्न भाग (Integral Part) के रूप में निम्नलिखित दस्तावेज शामिल होते हैं:
(i) निविदा (Tender), जिसमें निविदाकर्ताओं के लिए निर्देश, अनुबंध की सामान्य या विशेष शर्तें, सामान्य या विशेष विनिर्देश (Specification), आवश्यक योजना/ड्रॉइंग, मदों की सूची, मात्रा एवं दरें, समझौता प्रपत्र तथा निविदा प्रपत्र (यदि कोई हो) शामिल होते हैं।
(ii) ठेकेदार का प्रस्ताव (Contractor's Offer)।
(iii) निविदा की अग्रिम स्वीकृति (Advance Acceptance of Tender), यदि कोई हो।
(iv) निविदा की औपचारिक स्वीकृति (Formal Acceptance of Tender)।
(v) ऐसा कोई दस्तावेज, जिसके द्वारा निविदा की अग्रिम या औपचारिक स्वीकृति में दी गई किसी शर्त में बदलाव या विचलन (Change or Deviation) किया गया हो।
नोट.— मदों की अनुसूची में "Rates" केवल "Works Contracts" के मामले में शामिल की जाती हैं, जहाँ निविदाकर्ताओं को यह बताने के लिए कहा जाता है कि वे निर्धारित दरों (Schedule Rates) से कितने प्रतिशत ऊपर या नीचे कार्य करने के लिए तैयार हैं।
417. Conditions of Contract
The conditions of contract may be either Standard or Special.
The Standard Conditions of contract including special conditions prescribed by the Railway Board are reproduced in Appendix III to this code.
417. अनुबंध की शर्तें (Conditions of Contract)
अनुबंध की शर्तें मानक या विशेष (Standard or Special) हो सकती हैं।
अनुबंध की मानक शर्तें (Standard Conditions) तथा Railway Board द्वारा निर्धारित विशेष शर्तें इस कोड के Appendix III में दी गई हैं।
418. Standard Conditions
Standard Conditions are preferably embodied in all contracts to which they are applicable.
In the event of such conditions proving defective in any way, it will be the duty of the General Manager to report the fact to the Railway Board, if such conditions were prescribed by them, and in all other cases to arrange, in consultation with his Legal and Financial Advisors, to amend or amplify them suitably.
418. मानक शर्तें (Standard Conditions)
मानक शर्तें (Standard Conditions) उन सभी अनुबंधों में शामिल की जानी चाहिए, जिन पर वे लागू होती हैं।
यदि इन शर्तों में किसी प्रकार की कमी या दोष पाया जाता है और वे शर्तें Railway Board द्वारा निर्धारित की गई हैं, तो इसकी सूचना महाप्रबंधक (General Manager) द्वारा Railway Board को दी जाएगी।
अन्य मामलों में महाप्रबंधक अपने कानूनी एवं वित्तीय सलाहकारों (Legal and Financial Advisors) से परामर्श करके इन शर्तों में उचित संशोधन या विस्तार की व्यवस्था करेगा।
419. Unusual Conditions of Contract
Any unusual Conditions of Contract should, before they are imposed, be approved by the General Manager, acting in consultation with his Legal and Financial Advisor; or, if the contract to which they relate is beyond his powers to execute, by the Railway Board.
Note.— These powers shall be exercised by the Controller of Stores to the extent delegated to him by the Rly. Board.
419. अनुबंध की असामान्य शर्तें (Unusual Conditions of Contract)
किसी भी असामान्य अनुबंध शर्त (Unusual Condition of Contract) को लागू करने से पहले महाप्रबंधक (General Manager) की स्वीकृति आवश्यक होगी। महाप्रबंधक यह स्वीकृति अपने कानूनी एवं वित्तीय सलाहकार (Legal and Financial Advisor) से परामर्श करके देगा।
यदि संबंधित अनुबंध को करने की शक्ति महाप्रबंधक की सीमा से बाहर है, तो ऐसी शर्तों की स्वीकृति Railway Board द्वारा दी जाएगी।
नोट.— भंडार नियंत्रक (Controller of Stores) इन शक्तियों का प्रयोग केवल उस सीमा तक करेगा, जितनी शक्ति उसे Railway Board द्वारा सौंपी गई है।
420. Interpretation of the Word "Unusual"
The interpretation to be placed on the word "unusual" is left to the General Manager who will use his discretion both in issuing instructions as to the cases to be submitted to him and also in deciding which cases should be referred to the Railway Board.
420. "असामान्य" शब्द की व्याख्या (Interpretation of the Word "Unusual")
"असामान्य (Unusual)" शब्द का क्या अर्थ माना जाए, इसका निर्णय महाप्रबंधक (General Manager) पर छोड़ा गया है।
महाप्रबंधक अपने विवेक (Discretion) से यह तय करेगा कि किन मामलों को उसके सामने प्रस्तुत किया जाए और किन मामलों को Railway Board के पास भेजा जाए।
421. Conditions of Contract
The Conditions of Contract adopted, should take account of the Purchase Policy Rules (Chapter III) and the considerations in paragraphs 422 to 428.
421. अनुबंध की शर्तें (Conditions of Contract)
अपनाई जाने वाली अनुबंध की शर्तों में खरीद नीति नियम (Purchase Policy Rules) — Chapter III तथा पैरा 422 से 428 में दी गई बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।
422. Lawful Consideration for Contract
For a contract to be legal, there must be "lawful consideration" for performance.
Such "consideration" may take a positive form (i.e., an agreement to order a certain quantity of work or materials) or a negative form (i.e. an agreement not to order certain work or materials from any one but the contractor).
The negative form of "consideration" may advantageously be employed in cases of the supply of materials of a perishable nature; or which it is not necessary to store; or for the requirements of which it is not possible to estimate; or where a contractor offer to carry out all work on a district at a fixed percentage below Schedule Rates.
422. अनुबंध के लिए वैध प्रतिफल (Lawful Consideration)
किसी अनुबंध को कानूनी रूप से वैध होने के लिए उसके पालन हेतु वैध प्रतिफल (Lawful Consideration) होना आवश्यक है।
यह प्रतिफल (Consideration) दो रूपों में हो सकता है—
सकारात्मक रूप (Positive Form) — निश्चित मात्रा में कार्य या सामग्री का आदेश देने का समझौता।
नकारात्मक रूप (Negative Form) — यह समझौता कि निश्चित कार्य या सामग्री का आदेश ठेकेदार के अलावा किसी अन्य को नहीं दिया जाएगा।
नकारात्मक प्रतिफल (Negative Consideration) का लाभकारी रूप से उपयोग ऐसी सामग्री की आपूर्ति में किया जा सकता है जो जल्दी खराब होने वाली (Perishable) हो; जिसे भंडारित करना आवश्यक न हो; जिसकी आवश्यक मात्रा का अनुमान लगाना संभव न हो; या जहाँ ठेकेदार किसी क्षेत्र के सभी कार्य Schedule Rates से एक निश्चित प्रतिशत कम दर पर करने का प्रस्ताव देता हो।
423. Time and Penalty Clauses
Time should ordinarily be "of the essence" of the contract and it should be specifically so stated.
It may in some cases be found advisable to avoid "penalty clauses" by lowering the basic rate and providing for an enhanced rate, which would bring it up to standard, if the contract is completed by the time specified.
A penalty clause of any nature is, in any case, pre-eminently a matter on which legal advice should be obtained.
423. समय एवं दंड संबंधी शर्तें (Time and Penalty Clauses)
सामान्यतः समय को अनुबंध का आवश्यक तत्व (Of the Essence) माना जाना चाहिए और अनुबंध में इसका स्पष्ट उल्लेख होना चाहिए।
कुछ मामलों में दंड संबंधी शर्त (Penalty Clause) रखने के बजाय मूल दर को कम रखा जा सकता है और यह प्रावधान किया जा सकता है कि यदि अनुबंध निर्धारित समय में पूरा हो जाता है, तो बढ़ी हुई दर देकर उसे सामान्य दर के बराबर कर दिया जाए।
किसी भी प्रकार की दंड संबंधी शर्त (Penalty Clause) के मामले में कानूनी सलाह (Legal Advice) अवश्य ली जानी चाहिए।
424. Control of Material Issued to the Contractor
In contracts involving use of Railway materials, strict control should be exercised over the proper utilisation and accounting of the materials issued to the contractors either free or on payment. For this purpose following details should be incorporated in the contract:—
(i) Particulars of raw materials to be supplied and the terms on which they are to be supplied.
(ii) Whether scrap left on completion of the contract will be the property of the railway and if so, the quantity thereof.
(iii) Standard estimate of each type of raw material required per unit of finished goods and total quantity of raw materials to be supplied.
(iv) The rates and other terms applicable for the recovery of the materials.
424. ठेकेदार को जारी सामग्री पर नियंत्रण (Control of Material Issued to the Contractor)
जिन अनुबंधों में रेलवे की सामग्री का उपयोग होता है, उनमें ठेकेदार को मुफ्त या भुगतान पर दी गई सामग्री के उचित उपयोग और उसके लेखे पर कड़ा नियंत्रण रखा जाना चाहिए। इसके लिए अनुबंध में निम्नलिखित विवरण शामिल किए जाने चाहिए:—
(i) आपूर्ति की जाने वाली कच्ची सामग्री (Raw Materials) का विवरण तथा वह किन शर्तों पर दी जाएगी।
(ii) अनुबंध पूरा होने के बाद बचा हुआ स्क्रैप रेलवे की संपत्ति होगा या नहीं और यदि होगा, तो उसकी मात्रा कितनी होगी।
(iii) तैयार माल की प्रत्येक इकाई के लिए आवश्यक प्रत्येक प्रकार की कच्ची सामग्री का मानक अनुमान (Standard Estimate) तथा आपूर्ति की जाने वाली कच्ची सामग्री की कुल मात्रा।
(iv) सामग्री की वसूली (Recovery) के लिए लागू दरें तथा अन्य शर्तें।
425. Railway Property Lent to Contractor
Where tools, plant, patterns or other railway property are lent to a contractor for the performance of his contract, the term of such loan should clearly be specified.
In order to safeguard railway property adequately it is desirable that in addition to providing that any damage or deterioration is made good, a provision should exist that the contractor is responsible for "loss or destruction".
Under the Law of Bailment, the contractor, in the absence of any special contract is "not responsible" for loss, destruction, or deterioration, if he has taken the amount of care that a man of ordinary prudence would under similar circumstances take of his goods.
425. ठेकेदार को दी गई रेलवे संपत्ति (Railway Property Lent to Contractor)
जब अनुबंध पूरा करने के लिए ठेकेदार को औजार, संयंत्र (Plant), नमूने (Patterns) या रेलवे की अन्य संपत्ति दी जाती है, तो उसे देने की शर्तें स्पष्ट रूप से निर्धारित की जानी चाहिए।
रेलवे की संपत्ति की उचित सुरक्षा के लिए यह प्रावधान होना चाहिए कि किसी भी क्षति या खराबी की भरपाई के साथ-साथ ठेकेदार "हानि या नष्ट होने (Loss or Destruction)" के लिए भी जिम्मेदार होगा।
निक्षेप के कानून (Law of Bailment) के अनुसार, यदि कोई विशेष अनुबंध नहीं है और ठेकेदार ने रेलवे की संपत्ति की उतनी ही सावधानी से देखभाल की है जितनी एक सामान्य समझदार व्यक्ति (Man of Ordinary Prudence) समान परिस्थितियों में अपनी संपत्ति की करता है, तो वह उसकी हानि, नष्ट होने या खराब होने के लिए जिम्मेदार नहीं होगा।
426. Lump Sum Contracts and Contracts for Machinery and Plant
In Lump Sum Contracts and Contracts for Machinery and Plant, it should, where feasible, be made a condition that the cost of all repairs necessary, until the work or machinery is finally accepted and for a specified period thereafter, should be borne by the contractor.
426. एकमुश्त अनुबंध तथा मशीनरी एवं संयंत्र के अनुबंध
Lump Sum Contracts तथा Machinery and Plant के Contracts में, जहाँ संभव हो, यह शर्त रखी जानी चाहिए कि कार्य या मशीनरी की अंतिम स्वीकृति (Final Acceptance) तक तथा उसके बाद की निर्धारित अवधि (Specified Period) तक आवश्यक सभी मरम्मत का खर्च ठेकेदार द्वारा वहन किया जाएगा।
427. Special Conditions and Standard Conditions
Special conditions should not be taken on to Standard Conditions until the effect of doing so has been carefully examined and consequential changes carried out.
427. विशेष एवं मानक शर्तें (Special and Standard Conditions)
विशेष शर्तों (Special Conditions) को मानक शर्तों (Standard Conditions) में तब तक शामिल नहीं किया जाना चाहिए, जब तक ऐसा करने के प्रभाव की सावधानीपूर्वक जाँच न कर ली जाए और उसके परिणामस्वरूप आवश्यक बदलाव न कर दिए जाएँ।
428. Illegal Gratification
One of the conditions should be that any gift or offer of illegal gratification made by the contractor or others on his behalf, renders the contract void.
428. अवैध लाभ या उपहार (Illegal Gratification)
अनुबंध में यह शर्त होनी चाहिए कि यदि ठेकेदार या उसकी ओर से कोई अन्य व्यक्ति उपहार देता है या अवैध लाभ (Illegal Gratification) की पेशकश करता है, तो वह अनुबंध अमान्य (Contract Void) हो जाएगा।
429. Specifications
Stores should be purchased to specification whenever possible rather than a sample.
If Indian Standards accepted by the Railway Board for adoption on the Railway exist, these should be used, failing which Indian Railway Standard Specification/D.G.S.&D specifications should be specified.
Where none of these specifications exist, the British Standards Institution Specifications, DIN or ASTM specifications should be used.
In the absence of any standard specification, local specifications should be prepared.
For special plant and materials specifications should be prepared by or in consultation with the consuming branch.
If further technical advice is required reference should be made to the Research Design and Standards Organization of the Railway Board.
Note.— Specification should not be altered after opening of tenders unless the alteration is minor and of no financial consequence.
Where specifications in a tenders have undergone a major change before the tenders are finalised, fresh tenders should be invited.
Where, in urgent cases, recourse to retendering is not practicable, negotiation may be held with all tenderers who quoted against the original tender, after obtaining sanction of competent authority.
429. विनिर्देश (Specifications)
जहाँ तक संभव हो, स्टोर्स की खरीद नमूने (Sample) के बजाय विनिर्देश (Specification) के आधार पर की जानी चाहिए।
यदि रेलवे में अपनाने के लिए Railway Board द्वारा स्वीकृत Indian Standards उपलब्ध हैं, तो उनका उपयोग किया जाना चाहिए। इनके उपलब्ध न होने पर Indian Railway Standard Specification/D.G.S.&D Specifications का उपयोग किया जाना चाहिए।
यदि इनमें से कोई विनिर्देश उपलब्ध नहीं है, तो British Standards Institution, DIN या ASTM Specifications का उपयोग किया जाना चाहिए।
यदि कोई मानक विनिर्देश उपलब्ध नहीं है, तो स्थानीय विनिर्देश (Local Specifications) तैयार किए जाने चाहिए।
विशेष संयंत्र और सामग्री के लिए विनिर्देश संबंधित उपयोगकर्ता शाखा (Consuming Branch) द्वारा या उसके परामर्श से तैयार किए जाने चाहिए।
यदि अतिरिक्त तकनीकी सलाह की आवश्यकता हो, तो Research Design and Standards Organization (RDSO) से परामर्श किया जाना चाहिए।
नोट.— निविदाएँ खुलने (Opening of Tenders) के बाद विनिर्देश में बदलाव नहीं किया जाना चाहिए, जब तक कि बदलाव मामूली हो और उसका कोई वित्तीय प्रभाव न हो।
यदि निविदा को अंतिम रूप देने से पहले विनिर्देश में बड़ा बदलाव (Major Change) हो जाता है, तो नई निविदाएँ (Fresh Tenders) आमंत्रित की जानी चाहिए।
अत्यावश्यक मामलों में यदि दोबारा निविदा आमंत्रित करना व्यावहारिक न हो, तो सक्षम प्राधिकारी (Competent Authority) की स्वीकृति प्राप्त करने के बाद मूल निविदा में भाग लेने वाले सभी निविदाकर्ताओं से बातचीत (Negotiation) की जा सकती है।
430. Standard Samples and Tender Samples
Where qualities which are difficult to specify have to be defined, such as "Finish", a reference may be made to standard samples and in all such cases it should be made clear that sample is supplementary to and does not supersede the specification or drawing.
Intending tenderers should be given adequate facilities to inspect or obtain such standard samples. They should be informed at the same time that notwithstanding any defect in the sample, the supplies will be required to conform fully to any specification or drawings which may exist.
Tenderers should normally not be asked to submit samples in cases where definite specifications, drawings, or purchaser's scaled samples exist, unless the nature of stores is such that it is not covered adequately by specification drawings or the store is of such a difficult nature (as proved by experience) as to necessitate calling of samples.
Where it has been decided to make a purchase calling samples from tenderers, the samples should invariably accompany the tender failing which the tender should be summarily rejected.
430. मानक नमूने एवं निविदा नमूने (Standard Samples and Tender Samples)
जहाँ किसी गुणवत्ता को स्पष्ट रूप से बताना कठिन हो, जैसे "फिनिश (Finish)", वहाँ मानक नमूने (Standard Samples) का संदर्भ दिया जा सकता है। ऐसे मामलों में यह स्पष्ट होना चाहिए कि नमूना केवल विनिर्देश या ड्रॉइंग का पूरक (Supplementary) है, वह उनका स्थान नहीं लेता।
इच्छुक निविदाकर्ताओं को ऐसे मानक नमूनों को देखने या प्राप्त करने की पर्याप्त सुविधा दी जानी चाहिए। साथ ही उन्हें बताया जाना चाहिए कि नमूने में कोई कमी होने के बावजूद आपूर्ति को उपलब्ध विनिर्देश या ड्रॉइंग के पूरी तरह अनुरूप होना आवश्यक है।
जहाँ स्पष्ट विनिर्देश, ड्रॉइंग या खरीदार के माप वाले नमूने उपलब्ध हों, वहाँ सामान्यतः निविदाकर्ताओं से नमूने नहीं माँगे जाने चाहिए। केवल तभी नमूने माँगे जाएँ जब सामग्री की प्रकृति ऐसी हो कि उसे विनिर्देश या ड्रॉइंग से पर्याप्त रूप से स्पष्ट न किया जा सके, अथवा अनुभव के आधार पर सामग्री इतनी जटिल हो कि नमूना मँगाना आवश्यक हो।
जहाँ खरीद के लिए निविदाकर्ताओं से नमूने मँगाने का निर्णय लिया गया हो, वहाँ नमूना अनिवार्य रूप से निविदा के साथ होना चाहिए। ऐसा न होने पर निविदा सीधे अस्वीकार (Summarily Rejected) कर दी जानी चाहिए।
431. Alternatives in a Specification
When there are two or more alternatives given in a specification, it should be definitely stated what alternative is to be followed.
431. विनिर्देश में विकल्प (Alternatives in a Specification)
यदि किसी विनिर्देश (Specification) में दो या दो से अधिक विकल्प दिए गए हों, तो यह स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि किस विकल्प का पालन किया जाना है।
431-A. Warranty
A warranty clause should be included in all cases where defects come to light only when the stores are put to use and not before by visual or even laboratory inspection.
431-A. वारंटी (Warranty)
उन सभी मामलों में वारंटी की शर्त (Warranty Clause) शामिल की जानी चाहिए, जहाँ सामग्री की खराबी का पता उसके उपयोग में लाए जाने के बाद ही चलता है, और उससे पहले देखने या प्रयोगशाला में जाँच करने पर भी उसका पता नहीं चलता।
431-B. Marking of Railway Materials
In order to prevent pilferage as well as misuse of Railway Stores, the system of marking of Railway materials with distinguishing marks in as large a measure as possible, should be adopted.
431-B. रेलवे सामग्री पर पहचान चिह्न लगाना (Marking of Railway Materials)
रेलवे भंडार की चोरी (Pilferage) तथा दुरुपयोग (Misuse) को रोकने के लिए, जहाँ तक संभव हो रेलवे सामग्री पर विशिष्ट पहचान चिह्न (Distinguishing Marks) लगाने की व्यवस्था अपनाई जानी चाहिए।
432. Rates
All rates should be entered in a contract in words as well as in figures and what they are to cover should be clearly stated in the contract.
432. दरें (Rates)
अनुबंध में सभी दरें (Rates) शब्दों तथा अंकों दोनों में लिखी जानी चाहिए।
साथ ही, यह भी अनुबंध में स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए कि ये दरें किन-किन मदों या खर्चों को शामिल करती हैं।
433. Rates
Subject to any general or specific order at the time being in force, the authority empowered to execute a contract is competent to decide on the rates therefor, provided that where such rates are in excess of the Market Rates, Standard Rates of the Railway, or rates quoted by Railway Workshops for the manufacture of the stores in question, the authority should record the reasons for adopting the higher rates.
433. दरें (Rates)
उस समय लागू किसी सामान्य या विशेष आदेश के अधीन, अनुबंध करने के लिए सक्षम अधिकारी संबंधित दरों का निर्धारण कर सकता है।
लेकिन यदि निर्धारित दरें बाजार दरों (Market Rates), रेलवे की मानक दरों (Standard Rates) अथवा संबंधित सामग्री के निर्माण के लिए रेलवे कारखानों द्वारा बताई गई दरों से अधिक हों, तो सक्षम अधिकारी को अधिक दरें स्वीकार करने के कारण दर्ज करने चाहिए।
434. Quantities
All quantities should be entered in a contract in words as well as in figures.
434. मात्राएँ (Quantities)
अनुबंध में सभी मात्राएँ (Quantities) शब्दों तथा अंकों दोनों में लिखी जानी चाहिए।
435. Nomenclature
As far as practicable, standard forms of nomenclature or description should be employed in a contract. The terminology should be such in all cases as to show beyond all reasonable doubt exactly what is required.
435. नामकरण/विवरण (Nomenclature)
जहाँ तक संभव हो, अनुबंध में मानक नामकरण या विवरण का प्रयोग किया जाना चाहिए।
प्रयोग किए गए शब्द और विवरण ऐसे होने चाहिए कि किस वस्तु या कार्य की आवश्यकता है, इस संबंध में किसी भी उचित संदेह की गुंजाइश न रहे।
435A. Delivery
A contract for sale of goods may be:—
(a) an entire contract
(b) a severable contract
The fact that a contract for delivery in instalments is divisible in performance, does not necessarily make it a severable contract as would be evident from following delivery stipulations which illustrate these two types of contracts:—
(i) An Entire Contract.— “Delivery to commence after 45 days from the date of receipt of the contract and to be completed @ 20,000 units per month i.e. by 30th April, 1985 or earlier.”
(ii) A Severable Contract.— Delivery date—7410 units 15-2-1986, 8510 units by 31-3-1986.
The delivery terms provided in a contract should therefore, be worded carefully and as far as possible specific date/dates should be indicated by which supplies should be completed by the contractor, so as to allow no room for ambiguity.
435A. आपूर्ति (Delivery)
माल की बिक्री का अनुबंध निम्नलिखित दो प्रकार का हो सकता है:—
(a) सम्पूर्ण अनुबंध (Entire Contract)
(b) पृथक अनुबंध (Severable Contract)
केवल यह तथ्य कि किसी अनुबंध में सामग्री की आपूर्ति किस्तों में की जानी है और उसे अलग-अलग चरणों में पूरा किया जा सकता है, इसका अर्थ यह आवश्यक रूप से नहीं है कि वह पृथक अनुबंध है। इसे निम्न उदाहरणों से समझा जा सकता है:—
(i) सम्पूर्ण अनुबंध (Entire Contract)—
अनुबंध प्राप्त होने की तारीख से 45 दिन बाद आपूर्ति शुरू की जाएगी और 20,000 इकाई प्रति माह की दर से आपूर्ति करते हुए इसे 30 अप्रैल 1985 या उससे पहले पूरा किया जाएगा।
(ii) पृथक अनुबंध (Severable Contract)—
7410 इकाइयाँ — 15-02-1986 तक
8510 इकाइयाँ — 31-03-1986 तक
इसलिए अनुबंध में आपूर्ति की शर्तें सावधानीपूर्वक लिखी जानी चाहिए और जहाँ तक संभव हो, वह निश्चित तारीख/तारीखें (Specific Date/Dates) स्पष्ट रूप से दी जानी चाहिए, जिन तक ठेकेदार को आपूर्ति पूरी करनी है, ताकि किसी प्रकार की अस्पष्टता न रहे।
436. Agreement Forms
The Form of Agreement may either be the Tender Form itself or may be provided separately.
The conditions of contract, specifications, etc., may be embodied in the Agreement Form or may be an annexure thereto; or may, provided they are readily accessible to the contractor, be merely referred to therein.
436. समझौता प्रपत्र (Agreement Forms)
समझौता प्रपत्र (Form of Agreement) स्वयं निविदा प्रपत्र (Tender Form) हो सकता है या इसे अलग से भी दिया जा सकता है।
अनुबंध की शर्तें, विनिर्देश (Specifications) आदि समझौता प्रपत्र में ही शामिल किए जा सकते हैं या उसके साथ संलग्नक (Annexure) के रूप में जोड़े जा सकते हैं।
यदि ये दस्तावेज ठेकेदार को आसानी से उपलब्ध हों, तो समझौता प्रपत्र में केवल उनका संदर्भ देना भी पर्याप्त है।
437. Competency of Authorities to Vary Contracts
The power to vary the terms of a contract lies only with the actual parties thereto.
The contractor, and his sureties, if any, must therefore be consenting parties to all variations, which should be the subject of a Subsidiary Agreement stating what is to be varied and what will remain unchanged in the original contract.
The drafting of this agreement should be the subject of very careful scrutiny, to ensure that the conditions, specifications, etc., of the main contract are adequate for and applicable to the variation, or that the latter is made self-sufficient in these respects.
Such Subsidiary Agreements should be regarded as fresh contracts and entered into before effect is given to the variations.
437. अनुबंध में बदलाव करने की सक्षमता
अनुबंध की शर्तों में बदलाव करने की शक्ति केवल अनुबंध के वास्तविक पक्षों (Actual Parties) के पास होती है।
इसलिए प्रत्येक बदलाव के लिए ठेकेदार तथा उसके जमानतदारों (Sureties), यदि कोई हों, की सहमति आवश्यक है।
सभी बदलावों के लिए एक सहायक समझौता (Subsidiary Agreement) किया जाना चाहिए, जिसमें स्पष्ट रूप से बताया जाए कि मूल अनुबंध में क्या बदला जाएगा और क्या अपरिवर्तित रहेगा।
इस सहायक समझौते के मसौदे की बहुत सावधानीपूर्वक जाँच की जानी चाहिए, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि मुख्य अनुबंध की शर्तें और विनिर्देश बदलाव पर भी पर्याप्त रूप से लागू होते हैं, अथवा बदलाव से संबंधित सभी आवश्यक बातें सहायक समझौते में ही पूरी तरह दी गई हैं।
ऐसे सहायक समझौतों को नया अनुबंध (Fresh Contract) माना जाएगा और इन्हें बदलाव लागू करने से पहले किया जाना चाहिए।
438. Powers to Effect Variations
The powers of authorities to effect variations on behalf of the President of India are governed by the rules in paragraphs 439 to 445.
The reasons and justifications for any variation in the terms of a contract should be invariably recorded in writing.
438. अनुबंध में बदलाव करने की शक्तियाँ
भारत के राष्ट्रपति (President of India) की ओर से अनुबंध में बदलाव करने की अधिकारियों की शक्तियाँ पैरा 439 से 445 के नियमों के अनुसार निर्धारित होती हैं।
अनुबंध की शर्तों में किए गए किसी भी बदलाव के कारण और औचित्य (Reasons and Justifications) को अनिवार्य रूप से लिखित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।
439. Variation of Contract Conditions
(a) Variation of Indian Railways Standard Conditions of Contract.—
These may be varied only with the sanction of the General Manager, in exceptional cases within his powers of placing contracts, in consultation with his Financial Adviser and after taking legal advice, if necessary.
These may be varied with the sanction of the authority that approved the original contract, acting in consultation with his Financial Adviser and after taking legal advice, if necessary.
The Controller of Stores may also waive operation of clauses relating to ‘Liquidated Damages’, ‘Risk Purchases’ and ‘Arbitration’ appearing in the IRS Conditions of Contract as a standing measure on the Railways/P. Units in respect of contracts valued up to Rs. 1 lakh at the post-contract stage in order to avoid disproportionate administrative expenditure in small recoveries.
(b) All other variations including minor relaxation in specifications and drawings.—
These may be varied with the sanction of the authority that approved the original contract, acting in consultation with his Financial Adviser and after taking legal advice, if necessary.
439. अनुबंध की शर्तों में बदलाव
(a) भारतीय रेलवे की मानक अनुबंध शर्तों में बदलाव.—
भारतीय रेलवे की मानक अनुबंध शर्तों (IRS Conditions of Contract) में बदलाव केवल असाधारण मामलों में महाप्रबंधक (General Manager) की स्वीकृति से किया जा सकता है, बशर्ते संबंधित अनुबंध उसकी शक्तियों की सीमा में हो। इसके लिए वित्तीय सलाहकार से परामर्श तथा आवश्यकता होने पर कानूनी सलाह ली जानी चाहिए।
अन्य स्थिति में बदलाव की स्वीकृति उस अधिकारी द्वारा दी जा सकती है जिसने मूल अनुबंध को स्वीकृत किया था, वित्तीय सलाहकार से परामर्श और आवश्यकता होने पर कानूनी सलाह लेने के बाद।
भंडार नियंत्रक (Controller of Stores), अनुबंध हो जाने के बाद ₹1 लाख तक के अनुबंधों में छोटी वसूली पर असंगत प्रशासनिक खर्च से बचने के लिए IRS अनुबंध शर्तों की निम्न धाराओं को लागू न करने की छूट दे सकता है—
Liquidated Damages, Risk Purchases और Arbitration।
(b) अन्य सभी बदलाव, जिसमें विनिर्देशों और ड्रॉइंग में मामूली छूट भी शामिल है.—
ऐसे बदलाव उस अधिकारी की स्वीकृति से किए जा सकते हैं जिसने मूल अनुबंध स्वीकृत किया था, वित्तीय सलाहकार से परामर्श तथा आवश्यकता होने पर कानूनी सलाह लेने के बाद।
440. Variation of the Rates of Items
In contracts in which a price variation clause is included, the rates may be varied by the authority which approved the original contract with the concurrence of his Financial Adviser.
If the total value of the contract after allowing for the variation is beyond the powers of the authority which approved the original contract, the sanction of the higher authority within whose competence as to amount it lies, should be obtained.
440. मदों की दरों में बदलाव (Variation of Rates)
जिस अनुबंध में मूल्य परिवर्तन की शर्त (Price Variation Clause) शामिल हो, उसमें दरों में बदलाव उस अधिकारी द्वारा किया जा सकता है जिसने मूल अनुबंध को स्वीकृत किया था, लेकिन इसके लिए वित्तीय सलाहकार की सहमति आवश्यक है।
यदि दरों में बदलाव के बाद अनुबंध का कुल मूल्य मूल अनुबंध को स्वीकृत करने वाले अधिकारी की वित्तीय शक्ति से अधिक हो जाता है, तो उस उच्च अधिकारी की स्वीकृति प्राप्त की जानी चाहिए, जिसकी वित्तीय सीमा में वह राशि आती है।
441. Variation of Quantities of Any Item
These may be varied by the authority which approved the original contract to the extent deemed necessary, provided that the Indian Railway Code Rules relating to control over expenditure are not contravened thereby, and provided also that the total value of the amended contract shall not exceed the powers of the authority that approved the original.
Where materials are required during a contract period in excess of the quantities contracted for, and such excess is not sufficiently large to justify the invitation of fresh tenders, there is no objection to the quantities under the existing contract being increased suitably. Effort should, however, be made to secure more favourable terms for the increased quantity.
Note.— Depot Officers/Inspecting Officers/District Officers of the consuming department are authorised to accept deliveries short or in excess up to 5% of the total value of the contract or Rs. 1 lakh, whichever is less, provided as a result thereof the normal powers of purchase of the Controller of Stores are not exceeded.
No formal amendment of contract will be necessary in such cases and also in cases (other than those falling under Para. 711-S) where value of supplies short or in excess does not exceed Rs. 100, irrespective of the percentage involved.
441. किसी मद की मात्रा में बदलाव (Variation of Quantities)
किसी मद की मात्रा में आवश्यकतानुसार बदलाव उस अधिकारी द्वारा किया जा सकता है जिसने मूल अनुबंध को स्वीकृत किया था, बशर्ते—
-
इससे खर्च नियंत्रण से संबंधित भारतीय रेलवे कोड के नियमों का उल्लंघन न हो; और
-
संशोधित अनुबंध का कुल मूल्य मूल अनुबंध को स्वीकृत करने वाले अधिकारी की वित्तीय शक्ति से अधिक न हो।
यदि अनुबंध की अवधि के दौरान तय मात्रा से अधिक सामग्री की आवश्यकता हो और अतिरिक्त मात्रा इतनी अधिक न हो कि नई निविदा (Fresh Tender) आमंत्रित करना उचित हो, तो वर्तमान अनुबंध की मात्रा को उचित रूप से बढ़ाया जा सकता है। हालांकि, बढ़ी हुई मात्रा के लिए अधिक अनुकूल शर्तें प्राप्त करने का प्रयास किया जाना चाहिए।
नोट.— उपयोगकर्ता विभाग के Depot Officer/Inspecting Officer/District Officer को अनुबंध के कुल मूल्य के 5% या ₹1 लाख, जो भी कम हो, तक कम या अधिक आपूर्ति स्वीकार करने का अधिकार है, बशर्ते इससे Controller of Stores की सामान्य खरीद शक्ति का उल्लंघन न हो।
ऐसे मामलों में अनुबंध में औपचारिक संशोधन की आवश्यकता नहीं होगी।
इसके अतिरिक्त, Para 711-S के अंतर्गत आने वाले मामलों को छोड़कर, यदि कम या अधिक आपूर्ति का मूल्य ₹100 से अधिक नहीं है, तो प्रतिशत चाहे कितना भी हो, औपचारिक संशोधन की आवश्यकता नहीं होगी।
442. Repeat Orders
Where materials are required during a contract period in excess of the quantities contracted for, and such excess is not sufficiently large to justify the invitation of fresh tenders, there is no objection to the quantities outstanding under the existing contract, if any, being increased suitably, provided that as a result of negotiations, more favourable terms are secured for the purchase than would have been possible by the invitation of fresh tenders.
442. पुनः आदेश (Repeat Orders)
यदि अनुबंध की अवधि के दौरान तय मात्रा से अधिक सामग्री की आवश्यकता हो और अतिरिक्त मात्रा इतनी अधिक न हो कि नई निविदा (Fresh Tender) आमंत्रित करना उचित हो, तो वर्तमान अनुबंध में बची हुई मात्रा, यदि कोई हो, को उचित रूप से बढ़ाया जा सकता है।
लेकिन इसके लिए बातचीत (Negotiation) के माध्यम से खरीद की ऐसी अधिक अनुकूल शर्तें प्राप्त होनी चाहिए, जो नई निविदा आमंत्रित करने पर मिलने वाली शर्तों से बेहतर हों।
443. Repeat Orders on Limited or Single Tenders
No repeat orders are ordinarily to be placed on previously accepted rates obtained on Limited or Single Tenders.
443. सीमित या एकल निविदा पर पुनः आदेश
सीमित निविदा (Limited Tender) या एकल निविदा (Single Tender) से पहले स्वीकार की गई दरों पर सामान्यतः पुनः आदेश (Repeat Order) नहीं दिया जाना चाहिए।
444. Variation of the Items
These may be varied at discretion by the authorities which approved the original contract to the following extent, namely; existing items may be deleted or additional items inserted at rates, which, agreeable to any general or specific orders at the time being in force, may be decided by the authority making the variation; subject only to the two provisions of the Rule in sub-paragraph (441) above.
444. मदों में बदलाव (Variation of Items)
जिस अधिकारी ने मूल अनुबंध को स्वीकृत किया था, वह अपने विवेक से अनुबंध की मदों में निम्न प्रकार बदलाव कर सकता है—
मौजूदा मदों को हटाया (Deleted) जा सकता है या नई/अतिरिक्त मदों को जोड़ा (Inserted) जा सकता है।
नई मदों की दरें उस समय लागू सामान्य या विशेष आदेशों के अनुसार बदलाव करने वाला सक्षम अधिकारी निर्धारित कर सकता है।
लेकिन ऐसा बदलाव पैरा 441 में दी गई दोनों शर्तों के अधीन होगा, अर्थात् खर्च नियंत्रण संबंधी नियमों का उल्लंघन नहीं होना चाहिए और संशोधित अनुबंध का कुल मूल्य मूल अनुबंध को स्वीकृत करने वाले अधिकारी की वित्तीय शक्ति से अधिक नहीं होना चाहिए।
445. Extensions of Delivery Dates
No correspondence should be entered into with the contractor after expiry of the contract delivery period, which has the effect of keeping the contract alive.
Ordinarily, no extension of delivery date should be granted unless it is specifically asked for by the contractor. When asked for, the extension may be sanctioned at the discretion of the competent authority which signed the original contract, provided:—
(a) The rate in the contract was not accepted ignoring lower tenders in consideration of the date of delivery;
(b) The competent authority is satisfied that the delay will not cause loss or damage, or in case of special purchases, the indenting party certifies that no loss on account of late delivery would be sustained; and
(c) In any case which does not satisfy any or both of the above conditions, such sanction shall be given only in consultation with the Financial Adviser and after taking legal advice, if necessary.
Note.— (1) In case of severable contracts, extension in delivery period will be necessary for each instalment separately.
(2) Unless otherwise specified in a contract, the Depot Officers/Inspecting Officers/Consignees may, at their discretion, accept delayed supplies of indigenous or imported stores within the following time limits:
| Contract Value / Condition | Time Limit |
|---|---|
| (a) Contracts valued up to Rs. 3 Lakh | 6 months |
| (b) Contracts valued over Rs. 3 Lakh but not exceeding Rs. 6 Lakh, provided initial delivery period does not exceed 6 months | 21 days |
The above relaxation will not apply to:—
(i) Contracts where higher prices have been paid for earlier delivery.
(ii) Contracts for supply of stores subject to severe market fluctuations.
(iii) Contracts in which provision is made for recovery of pre-estimated damages.
(iv) Contracts placed against urgent, operational express and Works Programme indents.
Authority: Board's Letter No. 2008/RS(G)/779/9 dated 06-02-2009, ACS No. 24, Page No. 79.
445. आपूर्ति की तारीख बढ़ाना (Extension of Delivery Dates)
अनुबंध में निर्धारित आपूर्ति अवधि समाप्त होने के बाद ठेकेदार के साथ ऐसा कोई पत्राचार नहीं किया जाना चाहिए, जिससे अनुबंध को चालू बनाए रखने का प्रभाव पड़े।
सामान्यतः आपूर्ति की तारीख बढ़ाने की अनुमति तब तक नहीं दी जानी चाहिए, जब तक ठेकेदार स्वयं इसके लिए विशेष रूप से अनुरोध न करे। अनुरोध प्राप्त होने पर मूल अनुबंध पर हस्ताक्षर करने वाला सक्षम अधिकारी अपने विवेक से अवधि बढ़ाने की अनुमति दे सकता है, बशर्ते—
(a) अनुबंध की दर स्वीकार करते समय जल्दी आपूर्ति को ध्यान में रखकर कम दर वाली निविदाओं (Lower Tenders) को नजरअंदाज न किया गया हो।
(b) सक्षम अधिकारी इस बात से संतुष्ट हो कि देरी से कोई हानि या नुकसान नहीं होगा। विशेष खरीद के मामले में माँग करने वाला पक्ष प्रमाणित करे कि देर से आपूर्ति होने के कारण कोई हानि नहीं होगी।
(c) यदि उपरोक्त (a) या (b) में से कोई एक या दोनों शर्तें पूरी नहीं होती हैं, तो अवधि बढ़ाने की स्वीकृति केवल वित्तीय सलाहकार (Financial Adviser) से परामर्श तथा आवश्यकता होने पर कानूनी सलाह लेने के बाद दी जाएगी।
नोट.— (1) पृथक अनुबंध (Severable Contract) में प्रत्येक किस्त (Instalment) के लिए आपूर्ति अवधि अलग-अलग बढ़ानी होगी।
(2) यदि अनुबंध में अन्यथा निर्धारित न हो, तो Depot Officer/Inspecting Officer/Consignee अपने विवेक से देशी या आयातित सामग्री की विलंबित आपूर्ति निम्न सीमा तक स्वीकार कर सकते हैं:
| अनुबंध का मूल्य/शर्त | समय सीमा |
|---|---|
| (a) ₹3 लाख तक का अनुबंध | 6 माह |
| (b) ₹3 लाख से अधिक लेकिन ₹6 लाख तक, बशर्ते प्रारंभिक आपूर्ति अवधि 6 माह से अधिक न हो | 21 दिन |
यह छूट निम्न मामलों में लागू नहीं होगी—
(i) जहाँ जल्दी आपूर्ति के लिए अधिक कीमत दी गई हो।
(ii) ऐसी सामग्री की आपूर्ति, जिसकी कीमत में बाजार में बहुत अधिक उतार-चढ़ाव होता हो।
(iii) ऐसे अनुबंध जिनमें पहले से निर्धारित क्षतिपूर्ति (Pre-estimated Damages) की वसूली का प्रावधान हो।
(iv) अत्यावश्यक, परिचालन एक्सप्रेस तथा Works Programme Indents के विरुद्ध किए गए अनुबंध।
प्राधिकार: Railway Board Letter No. 2008/RS(G)/779/9 दिनांक 06-02-2009, ACS No. 24, Page No. 79.
446. Modifications
Modification of Conditions, Specifications, Quantities, Rates, etc., for which provision has been made, either expressly or by implication, in the contract itself shall not be deemed to constitute a variation thereof, provided that they are carried out only to the extent, and by or by order of the authority specified therein.
The reasons and justification for any modifications in the terms of a contract shall be invariably recorded in writing.
446. संशोधन (Modifications)
अनुबंध की शर्तों, विनिर्देशों, मात्राओं, दरों आदि में ऐसे संशोधन, जिनका प्रावधान अनुबंध में स्पष्ट रूप से या निहित रूप से पहले से मौजूद हो, अनुबंध में बदलाव (Variation) नहीं माने जाएंगे।
लेकिन ऐसे संशोधन केवल अनुबंध में निर्धारित सीमा तक तथा उसमें बताए गए सक्षम अधिकारी द्वारा या उसके आदेश से ही किए जाने चाहिए।
अनुबंध की शर्तों में किए गए किसी भी संशोधन के कारण और औचित्य को अनिवार्य रूप से लिखित रूप में दर्ज किया जाना चाहिए।
447. Limit on Modifications
Such modifications are, however, subject to the proviso that if, as a result thereof, the amount of the contract exceeds the powers of the authority with whose approval it was executed, the sanction of the authority within whose competence as to amount it is, shall be obtained.
They are also subject to the Indian Railway Code Rules relating to Control over Expenditure.
447. संशोधन की सीमा (Limit on Modifications)
यदि संशोधन के कारण अनुबंध की कुल राशि उस अधिकारी की वित्तीय शक्ति से अधिक हो जाती है, जिसकी स्वीकृति से मूल अनुबंध किया गया था, तो उस उच्च सक्षम अधिकारी की स्वीकृति लेनी होगी, जिसकी वित्तीय सीमा में वह राशि आती है।
ऐसे संशोधन खर्च पर नियंत्रण (Control over Expenditure) से संबंधित भारतीय रेलवे कोड के नियमों के भी अधीन होंगे।
448. Security
Security, where necessary, shall, except under general or special orders from the Railway Board, be taken for the due fulfilment of a contract.
Note.— Security Deposit need not be taken from:
(i) Other Railways
(ii) Government Departments
(iii) Small Scale Industrial Units recognised by the National Small Scale Industries Corporation (NSIC)
(iv) Firms borne on Railway's list of approved suppliers, for items for which they are registered.
Security Deposit also need not be taken from firms approved by RDSO, DLW, CLW, ICF and CORE in respect of the items for which they are registered with them.
448. प्रतिभूति/जमानत (Security)
अनुबंध को उचित रूप से पूरा करना सुनिश्चित करने के लिए, जहाँ आवश्यक हो, प्रतिभूति (Security) ली जानी चाहिए, जब तक कि Railway Board के किसी सामान्य या विशेष आदेश में अन्यथा व्यवस्था न हो।
नोट.— निम्न से Security Deposit लेने की आवश्यकता नहीं है:
(i) अन्य रेलवे
(ii) सरकारी विभाग
(iii) NSIC द्वारा मान्यता प्राप्त लघु औद्योगिक इकाइयाँ
(iv) रेलवे की स्वीकृत आपूर्तिकर्ता सूची में शामिल फर्में—उन वस्तुओं के लिए जिनके लिए वे पंजीकृत हैं।
इसके अतिरिक्त RDSO, DLW, CLW, ICF और CORE द्वारा स्वीकृत फर्मों से भी उन वस्तुओं के लिए Security Deposit लेने की आवश्यकता नहीं है, जिनके लिए वे संबंधित संस्था में पंजीकृत हैं।
449. Forms of Security
The security may be:—
(i) Government Securities at 5 per cent below the market value.
(ii) Deposit Receipts, Pay Orders, Demand Drafts & Guarantee Bonds of State Bank of India, or any of the Nationalised Banks or any Scheduled Commercial Bank.
(iii) Bonds of Indian Railways Finance Corporation and KRCL Bonds.
(iv) A deposit in Post Office Savings Bank.
(v) Deposits in National Savings Certificates.
(vi) A percentage deduction, ordinarily 10% from periodic payments made on account of work done or supply made.
Authority: Board's Letter No. 2008/RS(G)/779/9 dated 06-02-2009, ACS No. 25, Page No. 79.
449. प्रतिभूति के रूप (Forms of Security)
प्रतिभूति (Security) निम्नलिखित रूपों में हो सकती है:—
(i) सरकारी प्रतिभूतियाँ (Government Securities) — बाजार मूल्य से 5% कम मूल्य पर।
(ii) जमा रसीद, पे-ऑर्डर, डिमांड ड्राफ्ट तथा गारंटी बॉन्ड — भारतीय स्टेट बैंक, किसी राष्ट्रीयकृत बैंक या किसी अनुसूचित वाणिज्यिक बैंक के।
(iii) Indian Railways Finance Corporation (IRFC) तथा KRCL के बॉन्ड।
(iv) डाकघर बचत बैंक में जमा राशि।
(v) राष्ट्रीय बचत प्रमाणपत्र (National Savings Certificates) में जमा।
(vi) किए गए कार्य या की गई आपूर्ति के लिए समय-समय पर किए जाने वाले भुगतान में से सामान्यतः 10% की कटौती।
प्राधिकार: Railway Board Letter No. 2008/RS(G)/779/9 दिनांक 06-02-2009, ACS No. 25, Page No. 79.
450. General
Where the rules in this Chapter call for a consultation between the General Manager and his Financial Adviser and their views are at variance, a reference should be made to the Railway Board.
450. सामान्य (General)
जहाँ इस अध्याय के नियमों के अनुसार महाप्रबंधक और उसके वित्तीय सलाहकार के बीच परामर्श आवश्यक हो और दोनों के विचारों में मतभेद हो, वहाँ मामला Railway Board को भेजा जाना चाहिए।
451. Legal Proceedings
Before any legal proceedings arising out of contracts are entered upon, the sanction of the General Manager, acting in consultation with his Legal and Financial Advisers, should be obtained.
451. कानूनी कार्यवाही (Legal Proceedings)
अनुबंध से उत्पन्न किसी भी कानूनी कार्यवाही को शुरू करने से पहले महाप्रबंधक की स्वीकृति प्राप्त की जानी चाहिए।
महाप्रबंधक यह स्वीकृति अपने कानूनी और वित्तीय सलाहकारों से परामर्श करके देगा।
452. Enforcement of Contract Terms
It is the duty of all authorities concerned with the execution or carrying out of contracts to see that the terms of such contracts are strictly enforced and that nothing is done by them that would tend to nullify or vitiate a contract.
452. अनुबंध की शर्तों का पालन
अनुबंध को करने या लागू कराने से संबंधित सभी अधिकारियों का यह कर्तव्य है कि अनुबंध की शर्तों का कड़ाई से पालन कराया जाए।
उनके द्वारा ऐसा कोई कार्य नहीं किया जाना चाहिए, जिससे अनुबंध अमान्य या दोषपूर्ण (Nullify or Vitiate) हो जाए।
453. Waiver of Contract Conditions
Where the terms of contract expressly admit of waiver, such right may be exercised only by the authority designated and for adequate reasons, which should be placed on record.
In the absence of such provision, non-enforcement of a Condition of Contract constitutes a "variation" thereof and should be dealt with as required by paragraphs 437 to 445.
453. अनुबंध की शर्त में छूट (Waiver)
यदि अनुबंध की शर्तों में किसी शर्त से छूट (Waiver) देने का स्पष्ट प्रावधान हो, तो ऐसी छूट केवल निर्धारित अधिकारी द्वारा पर्याप्त कारणों के आधार पर दी जा सकती है। इन कारणों को अभिलेख में दर्ज किया जाना चाहिए।
यदि अनुबंध में ऐसी छूट का प्रावधान नहीं है और किसी शर्त को लागू नहीं किया जाता है, तो इसे अनुबंध में बदलाव (Variation) माना जाएगा और इससे पैरा 437 से 445 के अनुसार निपटा जाएगा।
454. Stamp Duty
Contracts are exempt from stamp duty, in cases where Government (as opposed to the contractor) would, but for this exemption, be liable to pay such duty.
454. स्टाम्प शुल्क (Stamp Duty)
ऐसे मामलों में अनुबंध पर स्टाम्प शुल्क से छूट होती है, जहाँ इस छूट के न होने पर स्टाम्प शुल्क का भुगतान ठेकेदार के बजाय सरकार को करना पड़ता।
455. Execution of Contract Prior to Commencement of Works or Supplies
(i) No contractor should be permitted to commence work or supply materials until the relevant contract has been signed by the parties competent to do so.
(ii) Exceptions to this rule are permissible only in cases of extreme urgency, such as works or supplies necessary to safeguard life or property or to repair damage to the track caused by flood, accident or other unforeseen contingency, so as to restore and maintain through communication.
Even in such cases, if circumstances permit, some form of written contract, or at least an agreed statement of rates, should be prepared before commencement of works or supplies. The conditions, specifications, etc., with sufficient items and rates to carry on with, should be agreed upon beforehand.
(iii) In other exceptional but less emergent cases, in which the commencement of work or supply cannot be postponed till the preparation and sanction of the contract documents, prior consultation with the Financial Adviser shall be necessary.
(iv) In all cases of departure from Sub-rule (i) above, the completion and execution of the main contract should be proceeded with expeditiously.
455. कार्य या आपूर्ति शुरू होने से पहले अनुबंध का निष्पादन
(i) किसी भी ठेकेदार को तब तक कार्य शुरू करने या सामग्री की आपूर्ति करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए, जब तक संबंधित अनुबंध पर सक्षम पक्षों द्वारा हस्ताक्षर न कर दिए गए हों।
(ii) इस नियम में अपवाद केवल अत्यधिक आपात स्थिति (Extreme Urgency) में दिया जा सकता है, जैसे—
जीवन या संपत्ति की सुरक्षा के लिए आवश्यक कार्य/आपूर्ति अथवा बाढ़, दुर्घटना या अन्य अप्रत्याशित परिस्थिति से क्षतिग्रस्त रेलपथ की मरम्मत करके यातायात को पुनः चालू एवं बनाए रखने के लिए आवश्यक कार्य।
ऐसी स्थिति में भी, यदि परिस्थितियाँ अनुमति दें, तो कार्य या आपूर्ति शुरू करने से पहले कोई लिखित अनुबंध या कम-से-कम सहमत दरों का विवरण तैयार किया जाना चाहिए। कार्य जारी रखने के लिए आवश्यक शर्तें, विनिर्देश, मदें एवं दरें पहले ही तय कर ली जानी चाहिए।
(iii) अन्य असाधारण लेकिन कम आपात मामलों में, जहाँ अनुबंध दस्तावेज तैयार और स्वीकृत होने तक कार्य या आपूर्ति को टाला नहीं जा सकता, वित्तीय सलाहकार से पूर्व परामर्श आवश्यक होगा।
(iv) उपर्युक्त नियम (i) से हटकर कार्य शुरू किए जाने वाले सभी मामलों में मुख्य अनुबंध को शीघ्रता से पूरा एवं निष्पादित किया जाना चाहिए।
456. Emergency Powers to Fix Rates
In cases where the concerned authority has no power to agree to a variation from the schedule of essential rates, emergency powers to fix rates might be granted. Such powers may be modified or withdrawn if abused.
456. दरें निर्धारित करने की आपातकालीन शक्तियाँजहाँ संबंधित अधिकारी को आवश्यक निर्धारित दरों में बदलाव स्वीकार करने की शक्ति नहीं है, वहाँ उसे दरें तय करने की आपातकालीन शक्ति (Emergency Power) दी जा सकती है।
यदि इन शक्तियों का दुरुपयोग किया जाता है, तो इन्हें बदला या वापस लिया जा सकता है।
457. Responsibility Despite Employment of Contractor
The employment of a contractor in no way relieves the authorities concerned from responsibility as to the standard or progress of the work or supply.
Contracts framed agreeably to the provisions in the foregoing paragraphs provide adequate powers for securing satisfaction in these respects.
457. ठेकेदार रखने पर भी अधिकारियों की जिम्मेदारीकिसी ठेकेदार को कार्य पर लगाने से संबंधित अधिकारी कार्य या आपूर्ति की गुणवत्ता और प्रगति की जिम्मेदारी से मुक्त नहीं होते।
पिछले पैराग्राफों के प्रावधानों के अनुसार बनाए गए अनुबंध अधिकारियों को इन मामलों में संतोषजनक परिणाम सुनिश्चित करने के लिए पर्याप्त शक्तियाँ प्रदान करते हैं।
458. Capability and Financial Status of Contractor
The capability and financial status of a contractor should be investigated before any contract is placed with him.
458. ठेकेदार की क्षमता एवं वित्तीय स्थितिकिसी ठेकेदार को अनुबंध देने से पहले उसकी कार्य करने की क्षमता तथा वित्तीय स्थिति की जाँच की जानी चाहिए।
459. Power to Withhold Payment
Power to withhold payment of any sum of money due to a contractor and to retain it under a lien for setting off claims, whether arising out of the particular contract or out of any other transaction or claim whatever against the contractor, should be secured.
459. भुगतान रोकने की शक्ति
ठेकेदार को देय किसी भी राशि का भुगतान रोकने की शक्ति सुरक्षित रखी जानी चाहिए।
ठेकेदार के विरुद्ध किसी दावे की वसूली के लिए उस राशि को ग्रहणाधिकार (Lien) के अंतर्गत रोका जा सकता है, चाहे वह दावा उसी अनुबंध से उत्पन्न हुआ हो या किसी अन्य लेन-देन अथवा दावे से।